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新田電材株式会社様 導入事例
電設資材総合商社

見積書、注文書などの大量FAX送信業務を効率化
販売管理システムとのスムーズな連携が導入のポイント

  • まいと~く Server 7
  • 発注業務

新田電材株式会社様(以下、新田電材様)は、昭和7年創業の歴史、伝統のある電設資材総合商社です。「よい品 いつでも」をモットーに、配電盤、分電盤用の各種電設資材の販売、卸売を行っています。

分電盤、配電盤部品を扱うお得意先(販売先)、仕入先には古くから営業している企業が多く、受発注業務はFAXの利用がまだまだ一般的となっています。新田電材様では、営業、購買部門の社員が取引先、仕入先へのFAX送信業務を、株式会社日本システムテクノロジー様(以下、日本システムテクノロジー様)の販売管理システム「楽商 機工ACE」とAPI連携した「まいと~く FAX Server」を利用して行っています。 今回は取締役副社長(※役職は取材時)である、新田 新治郎 様にお話を伺いました。


1.導入の背景
  1. 1日に大量のFAX送信業務があるため、効率の良いFAX送信を行う必要があった。
  2. 販売管理システムのリプレイスに伴い、FAXサーバーのリプレイスも同時に検討していた。

2.業務の流れ

FAX送信業務を「まいと~く FAX Server」の機能を組み込んだ「楽商 機工ACE」(開発:日本システムテクノロジー様)の操作画面から行います。

※太字部分に「まいと~く FAX Server」の機能が使用されています。
1.「楽商 機工ACE」で行う業務
営業、購買部門の社員が、「楽商 機工ACE」で見積書、見積依頼書、納期回答書、注文書を作成します。
2.「まいと~く FAX Server」で行う業務
「楽商 機工ACE」で管理する取引先、仕入先のFAX番号宛に、「楽商 機工ACE」インターフェイスから作成した各種書類をそのままFAX送信します。
3.「まいと~く FAX Server」で行う業務
FAX送受信ログの確認は、「まいと~く FAX Server」のログ記録機能を利用し確認します。

3.導入前

2本の回線を利用し、営業、購買部門の社員のPC20台をクライアントとして、お得意先(販売先)会社様約300社、仕入先会社様約200社に対して、1日合計200~400件のFAX送信を行っています。以前は他社アプライアンス型FAXサーバーを利用し、FAX送信業務を行っていました。

このたび、販売管理システムを日本システムテクノロジー様の「楽商 機工ACE」にリプレイスすることになりました。その際、FAX送信業務については引き続きFAXサーバーを利用したいとの希望がありましたが、既存のアプライアンス型FAXサーバーを「楽商 機工ACE」と連携して利用するためには、時間と手間がかかってしまうという問題がありました。

写真
新田電材株式会社 取締役副社長 新田 様


4.導入後

日本システムテクノロジーズ様の薦めもあり、「楽商 機工ACE」との連携実績があり組み込みも容易で短期間の工数で導入可能、さらに価格もリーズナブルな、「まいと~く FAX Server」を導入することになりました。

「まいと~く FAX Server」は連携用のAPI(アプリケーション・プログラム・インターフェイス)があり、「楽商 機工ACE」のインストールされたクライアントPCに、「まいと~く FAX Server」の専用クライアントをインストールした上で、ActiveXを利用して連携します。時間のかかるシステム構築を必要とせず簡単なプログラミングのみで既存のアプリケーションと連携できるため、非常に少ない手間と、時間で導入することができます。

導入後はエラーの発生などもなく、スムーズに利用されているようです。営業、購買部門の社員が自席のPCの「楽商 機工ACE」操作画面で各種書類を作成し、リストから送信先を選択し、操作画面からそのまま「まいと~く FAX Server」の機能を利用してFAX送信します。ログは各クライアントで確認できるので、送信漏れなどを確認し、確実なFAX送信を行えます。FAX送信時の煩雑な手間をなくし、効率的な送信業務を行うために役立っています。


5.今後について

従来であれば請求書等に同封していたお正月休み、お盆休みその他会社からの案内を、今後「まいと~く FAX Server」で、各社へ一括FAX送信することを考えていらっしゃるそうです。「楽商 機工ACE」で管理しているアドレス帳から宛先データをCSV形式で出力し「まいと~く FAX Server」に登録すれば、Wordなどで作成した案内状を一括FAX送信できるので、一斉同報案内などにも簡単に利用できます。また、現在はFAX受信時には「まいと~く FAX Server」を利用していませんが、今後「受信FAXの自動振り分け」機能や「受信通知」機能などを利用し、更なる業務効率化も考えておられるそうです。

楽商 機工ACEの特長

  • 見積・受注・発注・仕入・売上のデータ連携によりスムーズな販売管理処理や在庫管理が可能。
  • 標準搭載の見積ソフトで見積書や見積依頼書も簡単に作成可能。
  • 商品マスタ登録を行わずに多数の取扱商品を効率的に管理可能。
  • 加工管理や外注管理にも標準システムで対応。
  • 多数の仕入れ伝票を一括処理可能。
  • 受注伝票の商品品揃え状況を一目で判断できるわかりやすい表示画面。

「楽商 機工ACE」の詳細はこちら


6.システム構成イメージ

※掲載している情報は、取材日時点のものになります。
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