基幹システムと連携したFAX自動送信システムをクラウド化
保守・管理の負担から解放！

サーバーのリプレイスに合わせて
クラウドへの移行を検討

「まいと～く Cloud」導入検討のきっかけをお聞かせいただけますか？

今回FAXソフトの乗り換えを検討したきっかけは運用していたサーバーのリプレイスです。

元々基幹システムとオンプレミス版のFAXソフト「まいと～くFAX Server 7」を連携して利用していましたが、FAXソフトで利用しているサーバーのサポート期限が終了するため、それに併せてFAX連携の見直しを行うことになりました。FAX連携で最も重視したのは「価格の安さ」よりも「運用と設定の容易さ」です。それをもとに、「オンプレミスソフトとクラウドサービスどちらが良いか」や「まいと～く以外にも良い商品があるか」を社内で議論しました。

サーバーもFAXソフトもオンプレミス版で運用する場合ですが、例えば、サーバーOSをバージョンアップする際にはハード、OS、FAXソフトの組み合わせなどを考えなければなりません。さらに、サポート期限を基に、予算や更新準備などメンテナンス計画を立てる必要があります。このことから、できるだけクラウド化して管理担当者による運用や、担当者変更による引継ぎなどの負担を減らしたいと考えました。

また、他社のクラウドFAXサービスに乗り換える場合は、基幹システムと連携させるため、設計から見直す必要がありました。それを考えると、同じ「まいと～く」シリーズの「まいと～く Cloud」であれば、移行しても同じ仕組みでFAXを自動送信できます。FAXのクラウド化においては、他社の商品と比べても現在と同じ仕様を利用できるため、基幹システムへの連携も設定変更のみの対応で完結し、納品までの時間も短くできることから、価格の安さと手間がかからない「まいと～く Cloud」に決めました。（仲澤様）

メンテナンスの負担から解放された。

導入の効果をお聞かせいただけますか。

メンテナンス業務の負担から解放された

クラウドサービスにしたおかげで、稼働後のメンテナンスはインターコムにお任せの状態です。私たちはメンテナンスをする必要がありません。この変化が一番大きなメリットでした。

元々、サーバーが1台しかなく冗長化されていなかったので、サーバーが故障したらFAXが送信できなくなる状況でした。弊社の場合、お客様への注文受注通知のみをFAXの自動送信化しており、万が一停止しても手動で送信することも可能だったため、現状から改善せずに利用していました。しかし直近は、毎日1～3回のFAXが正常に送信されていないエラー通知があり、再送信してもエラーとなることもありました。その状況を調査するにも、原因を特定することも難しいため、関係部門の担当者に連絡し、手動でのFAX送信対応を依頼することとなり、時間と人手が必要になっていました。そのため、止まらずに動くということは現場社員の業務効率化の面でも大切なことでした。

実際に今回のサーバー乗り換え計画中にサーバーが故障して使えなくなりました。そのため1日100枚近くのFAXを30分おきに手作業で送付していました。オンプレミス商品が故障した場合、想定外の修理費が必要になることや、修理の依頼、代替策の手配などの復旧までの対応も必要になります。クラウドサービスであれば運用中に死活監視する必要がなくなり、FAXエラー通知がほとんどなく、メリットを実感しました。オンプレミス版から乗り換えてとても良かったです。FAX業務が多ければ多いほど、運用する担当者の負担は楽になると思います。

また、担当者が変更になる場合でも、クラウドであれば、監視する際の注意点や管理方法の説明がほとんど必要なく、使い方の簡単な説明だけで引継ぎができます。この負担がなくなった点も良かったです。（小倉様）

操作性はいかがですか？

「まいと～く FAX Server 7」と比較して「まいと～く Cloud」はユーザーインターフェースが良いです。項目の位置を変更できるので、必要な順番に並べ変えて、画面スクロールしなくても使えるようにカスタムしています。現場の担当者からも「簡単になった」「わかりやすい」という感想をもらっています。

また、送信先が通話中でFAX送信に失敗する事はしばしばありますが、その時は時間をあけて、自動送信が複数回されるので手間がかかりません。所定の回数内に送信できなかった場合は、エラー通知されますが、通知コードの内容も分かりやすく、原因究明をすばやく判断できるようになり、便利になりました。

また、FAXの送信枚数を簡単に確認できる点も良いです。「まいと～く Cloud」の契約更新時に、送信枚数は何枚のプランで契約するかを判断するときの目安にとして、月にどれぐらい利用したかを確認することがあります。今までは、過去ログを抽出し、エクセルで集計していました。「まいと～く Cloud」なら管理画面で簡単に件数を確認できるので便利です。（仲澤様）

サポート面はいかがでしょうか？

導入が決定したとき、基幹システムとの連携はすぐできました。しかしテスト送信すると、FAXが真っ白で送られてしまいました。インターコムのサポートの方に原因がわかるまで約1か月半かけて調査をしていただき、開発部門の方にも印刷できるように対応をしていただきました。この対応が大変すばらしかったです。

基幹システムの改修が必要なのか心配していましたが、結果的に弊社側は何も変えることなく、そのまま使えるようにしていただいたけました。サービス事業者によっては、ここまで対応してもらえません。「原因不明」や「対応不可」という回答で済まされてしまうことも往々にしてあるので、インターコムのサポートや開発の方の対応はとてもよかったです。（小倉様）

まずは問題なくクラウドFAXに移行できて満足。
将来的には業務改善にも活用していきたい。

最後に今後の展望をお聞かせいただけますか。

将来的には業務改善のためにさらに「まいと～く Cloud」を活用していきたいと考えています。今回のサーバー乗り換えのように、色々なものを変えると社内の問い合わせは増えるものですが、今回はまったくそれがありません。きちんと移行ができて完璧な状態で運用できているので、現時点ではとても満足しています。（仲澤様）