リコージャパン株式会社様は、様々な業種のお客様に対して、経営課題や業務課題の解決を支援する各種ソリューションを提供しています。複合機やプリンターなどの画像機器、ICT関連商品の販売をはじめ、ネットワークの構築・保守、ICT運用支援、システムインテグレーション、ソフトウェアの設計・開発など、幅広い事業を展開しています。
今回は、FAXのペーパーレス化と業務効率化のために導入いただいた「まいと～く Cloud」について、人事・コーポレート本部 業務革新センター P/C業務部 P/C管理グループ チーフ 斉藤様、司山様、経営企画本部 DX 推進センター 販売業務システム統括室 顧客接点プロセス改革グループ 井田様にお話を伺いました。
今回取材に応じていただいた司山様（左）、斉藤様（中央）、井田様
大量の受信FAXの仕分けが大きな負担
「まいと～く Cloud」導入検討のきっかけをお聞かせいただけますか？
当社では、複合機をご利用中のお客様へカウンター枚数を毎月確認する業務でFAXを利用しています。お客様にカウンター確認票へご利用枚数をご記入いただき、FAXで返信いただく運用です。全国のお客様から毎月約23,000件のカウンター確認票をFAXで受信しています。
導入前は、これらをすべて紙で受信し、締め日ごとに仕分け・スキャンして保管していました。しかし、受信枚数が非常に多いため、多くの時間と手間がかかり、業務負担が大きな課題となっていました。こうした課題を解決するため、FAXのペーパーレス化と手作業の自動化を目的に、「まいと～く Cloud」を導入しました。（司山様）
費用対効果と運用のしやすさを評価し、「まいと～く Cloud」を選定
「まいと～く Cloud」の選定ポイントをお聞かせいただけますか？
FAX受信・PDF化・システム連携機能と費用対効果を評価
「まいと～く Cloud」は、当社のデジタルサービスとして取り扱っていたことがきっかけで知りました。導入にあたっては他社サービスも比較検討しましたが、最終的には当社で取り扱うサービスであることに加え、社内で実際に活用し、その運用ノウハウをお客様への提案に生かせる点を高く評価しました。また、FAXの受信、PDF化、システム連携という、今回の業務に必要な機能を備えていたことに加え、費用対効果にも納得できたことが導入の決め手となりました。（斉藤様）
導入もスムーズ。直感的な操作で運用開始
初期設定は社内のIT部門が実施しましたが、業務部門でも特別な教育を必要とせず利用を開始できました。画面操作も直感的でわかりやすく、現在も問題なく運用しています。（司山様）
FAX受信後の仕分けを自動化し、作業負担をゼロに
運用方法をお聞かせいただけますか？
文書管理サービス「DocuWare」と「まいと～く Cloud」の連携で手作業を自動化
「まいと～く Cloud」は、業務部門の8名が利用しており、現在16回線で運用しています。「まいと～く Cloud」はFAXの受信や検索、「DocuWare」はカウンター確認票の管理・数値の入力と、それぞれの役割を分担して運用しています。（司山様）
- 「 まいと～く Cloud」は、受信したFAX（カウンター確認票）を、指定フォルダーへPDF形式で自動出力します。
- 文書管理サービス「DocuWare」は、そのフォルダーを監視し、出力されたPDFファイルを自動で取り込みます。「DocuWare」では、カウンター確認票に印字されたQRコードを読み取り、お客様や機器情報を紐付けます。担当者は、取り込まれたカウンター確認票を画面上で確認し、カウンター枚数を入力します。
導入の効果をお聞かせいただけますか？
月間50 時間の仕分け作業を削減
「まいと～く Cloud」と「DocuWare」の連携により、受信したFAXは自動的にPDFで保管され、QRコード情報を基に仕分けされるため、手作業での仕分けやスキャンが不要になりました。（司山様）特に仕分け作業は、導入前には1日あたり約2.5時間発生していましたが、導入後は不要となりました。月20営業日換算で約50時間、年間では約600時間の作業時間削減につながっています。また、紙での出力が不要になり、用紙や保管スペースの削減にもつながっています。（井田様）
必要なFAXをすぐに検索でき、問い合わせ対応も効率化
お客様から「FAXは届いていますか」といったお問い合わせがあった際も、「まいと～く Cloud」の検索機能を利用することで、FAX番号から該当の受信FAXを迅速に検索できます。そのため、受信状況を迅速に確認できるため、問い合わせ対応時間の短縮と業務効率化につながっています。（司山様）
業務フローの変化
導入事例をPDFでご覧いただけます。導入後の効果や利用ケースなど導入の参考にご利用ください。
