CSV連携を活用し、70時間かかっていた送り状送付を自動化
1時間程度に短縮

旧FAXシステムで障害が頻発し、
受注業務に影響が出ていた

弊社は土木・建築に関わる材料のメーカーです。（日下様）

基本的に法人向け（BtoB）の事業を展開しており、主に専門商社様や工事店様へ製品を提供しています。受注連絡は、FAXが約90％、EDIは約6%、他はメールなどでいただいております。（今泉様）

業界的にはFAXを使う取引先が多いです。（日下様）

特に工事店様は担当の方が現場にいる場合が多く、手書きの注文書が多いのも特徴です。（今泉様）

それに合わせて商社様もFAXで注文を受けていただいているケースが多いです。（日下様）

まいと～くを導入する前のご状況についてお聞かせいただけますか？

① 障害が多発していた

旧FAXシステムでは障害が頻発し、業務に支障をきたすことが多々ありました。（川田様）

正直なところ、使い勝手の面では旧システムを評価していました。しかし、動作不良やエラーが頻発し、契約更新が近づく頃には、まったく稼働しない状況も発生していました。

弊社では、1日に受信するFAXが平均1,000枚にも上ります。組織の拡大とともにサーバーへの負荷も増大していったことが、障害の原因の一つとも考えられます。

障害が発生した際には、まずサーバーの再起動を行います。それでも復旧しない場合は、深夜に緊急の打ち合わせを開き、夜通しで復旧作業を行うこともありました。それでも復旧できない場合は、お客様に個別でご連絡を差し上げることもありました。（今泉様）

障害が起きるたびにお客様にご迷惑をおかけし、信頼関係に影響を及ぼす可能性がありました。そのため、これ以上旧FAXシステムの利用を継続することは難しいと判断いたしました。（日下様）

② サポート対応が遅く業務に影響がでていた

また、旧FAXシステムについては、サポート体制にも大きな課題がありました。サポート窓口がメールのみでメールで問い合わせをしても、返信が遅く、十分な対応を受けられないことが多々ありました。（川田様）

弊社の受注業務では、多い時には1時間で400件近い注文をいただくこともあり、1分1秒が非常に惜しいです。そのため、迅速な対応が得られないことへの不満が部署全体に蔓延しておりました。（今泉様）

セキュリティ要件を満たしているかを重視していた

「まいと～く Cloud」をはじめとする、クラウド型のFAX-CTIサービス3社を比較検討しました。（川田様）

最終的に「まいと～く Center」を選んだ決め手は何でしたか？

情シス部門の観点では、どのクラウド型サービスもセキュリティ要件が低い点が課題でした。パスワード認証や2段階認証が搭載されていないサービスもあり、弊社のセキュリティ基準を満たしていないサービスばかりでした。（サービス選定をしていた頃「まいと～く Cloud」は2段階認証機能の搭載前）

また、弊社の場合は短時間でかなりのFAX枚数を処理しないといけない時間帯があります。クラウド型サービスだと処理能力が低い点も難点でした。それぞれいろいろな特徴がある中で、総合的にインターコムの製品が一番良いという結論に至りました。「まいと～く Center（以下：まいと～く）」はオンプレミス型なので、弊社のセキュリティ要件をクリアできました。また回線増設など、今後の拡張も比較的容易に進められると感じました。（川田様）

CSV連携のおかげで、
70時間かけていた業務がたった1時間に

CSV連携でFAXを自動送付し作業時間が1/70に

受注後の業務として、カスタマーサービス部門ではお客様へ伝票ごとに1件ずつ送り状番号（問い合わせ番号）の連絡をFAXで行っていました。担当者が各々1時間～1時間半かけて行い、計70時間かかる負担の大きい作業となっていました。

この負担解消のために、1件ずつではなくお客様ごとにまとめて送付する方法を模索していました。そこで知ったのが、その時すでに導入していた「まいと～く」のCSV連携機能です。本来ならFAXデータの内容が異なる場合、1件ずつFAXデータと宛先データを紐付けなければなりません。「まいと～く」のCSV連携機能を活用することで、その煩雑な作業をすべて自動化できるようになりました。所定のフォルダーにPDFのFAXデータとCSVの送付先マスターデータを格納し、「まいと～く」で各宛先に一括FAX送付する仕組みが完成しました。

これにより、これまで1日あたり合計70時間かかっていた作業が、わずか1時間（データ格納を1日に2～3回、1回あたり約20分）で完了するようになり、全員で行っていたFAX送付も、1～3人で対応可能になりました。カスタマーサービス部の業務工数を大幅に削減できた画期的な施策となりました。

作業時間を短縮できた背景には、お客様にFAX送付するPDFデータの作成を自動化したことも大きく影響しています。もっとも、「まいと～く」のCSV連携機能がなければこの仕組みは実現できませんでした。CSV連携で一括送信する機能は他社にはありません。導入していて良かったです。（日下様）

送受信が早くなった

旧FAXシステムと比べると送受信が早くなったという意見が挙がっています。Webブラウザーだからなのか、動作が軽く不具合も起きません。（日下様）

旧FAXシステムは指定されたサーバーのスペックが低く、無理がかかっていたのではないかと思います。今回「まいと～く」の導入と併せて性能の高いサーバーに入れ替えできました。これもスムーズに動くようになった要因の一つだと思います。（川田様）

検索条件フィルターをいくつも作れる

検索条件のフィルターを複数作れる点はとても利便性が高いです。他社サービスでは検索条件の保存ができません。「まいと～く」ならメモ欄に対応状況や特記事項を記入し、それを検索条件として抽出できます。（日下様）

ほかの部署や工場のFAXシステムも
「まいと～く」に切り替えていく

別部門や昨年新しくジョインした会社はまだ別のFAXシステムを使っているので、今後切り替えていこうと考えています。様々な要件が今後出てきそうなので、どのような組み立てにするかを検討中です。（今泉様）