《株式会社アバンセライフサポート様》
ExcelからIT資産管理ツールへ移行
月の半分かかっていた確認作業を削減
株式会社アバンセライフサポート様は、主に施設運営、介護サービスなどの介護福祉事業を行う会社です。
介護事業（住宅型有料老人ホーム、認知症グループホーム、通所介護、訪問介護、訪問看護、居宅介護支援、障がい者グループホーム、地域活動支援センター、児童発達支援・放課後等デイサービス）、保育事業を運営しています。IT資産管理と情報漏洩対策のために導入いただいた「MaLion」について、管理部 次長 河村様にお話を伺いました。
ExcelでのIT資産管理に限界を感じていた
「MaLion」の導入をご検討されたきっかけについて教えてください。
これまではExcelで資産管理を行っていたため、入力ミスや記録漏れが発生し、データがすぐに陳腐化してしまうという課題がありました。こうした状況を改善し、より確実で効率的な管理体制を構築するため、新しいツールの導入を検討していました。
Excelによる手作業管理では、1人で対応できる範囲にどうしても限界がありました。特に業務が重なる時期には作業を後回しにしてしまうこともあり、その結果「もっと早く対応しておけばよかった」と後悔する場面が少なくありませんでした。
また、情報漏洩対策の面では、注意喚起は行っていたものの、標準化や外部記憶媒体の制御ができておらず、周知だけに頼った運用では人為的なミスによる保存や持ち出しのリスクが残り、情報漏洩の可能性が懸念されていました。
そのため、これらの課題を解決できる、「MaLion」を導入することを決定しました。
「MaLion」を選定したポイントについて教えてください。
「MaLion」選定のポイントは、事前に資産管理のための聞き取りや棚卸しを行う必要がなくなり、常に最新の情報を把握できることで、業務の効率化を実現できる点です。
さらに、デバイス、Webアクセス、無線LANといった制御を一括で行えるため、セキュリティ強化にも大きく貢献しています。
加えて、運用支援としてリモートコントロールにも対応しており、これらを総合的に評価して導入を決定しました。
- 導入の決め手
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機能・費用・サポート体制まで含めて総合的に優れていた
企業にとって費用は大きな要素ですが、「MaLion」は必要な機能をトータルで揃えながらコストを抑えることができました。他社サービスでは機能を追加するごとにライセンス費用が加算され、やりたいことをすべて実現しようとすると高額になってしまいますが、「MaLion」はその点で非常に助かっています。
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導入後のサポート体制も大きな決め手
他社サービスは1社のみのサポート対応でしたが、「MaLion」はトライアル版の試用から、メーカーと販売店による二重のサポートを受けられたため、安心感が格段に違いました。
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9拠点のパソコン177台を1人で管理
「MaLion」の導入状況について教えてください。
「MaLion」は管理部で運用しています。管理部は総務課、人事課、業務課の3つに分かれており、それぞれ総務・人事・給与・請求に関する業務を担当しています。情報システム部がないため、IT関連の管理も総務課が担っています。
総務課の人数は5名ですが、「MaLion」の運用は私1人で担当しています。本社、事務所、施設の9拠点のWindows端末177台に「MaLion」の端末エージェントを導入して、全体を管理しています。
- 株式会社アバンセライフサポート様 システム概要図
「MaLion」導入で実現した管理の効率化とセキュリティ強化
「MaLion」の活用や導入の効果について教えてください。
Excel管理から脱却し、IT資産管理の負担を解消できた
従来はパソコンの入れ替えや環境変更のたびにExcelを開き、台帳を更新していました。その結果、月の半分ほどは確認作業に時間を割かざるを得ない状況でした。現在は「MaLion」が自動で資産情報を更新するため、気になったときに最新状態を確認するだけでよく、入力作業の負担がなくなりました。今まで管理していなかったPCのインベントリ情報も把握ができています。
OSアップデート状況を一目で把握できるようになった
従来はWindows 10からWindows 11へのアップグレード状況を、Excelで全員分確認する必要があり、大きな負担となっていました。「MaLion」では管理画面から自動的にOSのアップデート状況を取得できるため、作業の効率化が実現しました。特にWindows 11へのアップデートを進めている現在、OSごとに異なるアップデートプログラムのバージョン・リビジョンの違いを正確に把握できる点は大きなメリットです。例えば、Windows 10で「21H2のまま」、あるいはWindows 11でも「23H2のまま」といったように、最新のバージョンやリビジョンになっていないPCを一目で確認できます。こうした情報を迅速に把握できるのは非常に助かっています。
ファイル配付機能による更新作業、マルウェア確認の効率化
端末エージェントのバージョンアップやEmotetのチェックは、「MaLion」のファイル配付機能で一括実行しています。以前のように1台ずつリモートで実行ファイルを起動する必要がなくなり、更新作業やマルウェア対策の効率が飛躍的に向上しました。
外部媒体を制限し情報漏洩対策を強化
USB、CD/DVDドライブ、リムーバブルメディアなどの外部媒体と、オンラインのストレージサービスの利用を制限することで、媒体経由の情報漏洩を防止しています。業務上必要なデバイスのみ使用可能と設定しています。
リモートコントロールが標準機能なためコストを削減できた
「MaLion」導入前は遠隔保守のために別のリモートコントロールツールを利用しており、その分の費用が発生していました。しかし「MaLion」にはリモートコントロール機能が標準搭載されているため、追加コストをかけずに運用でき、保守作業のコスト削減にもつながっています。
今後のIT資産管理や情報セキュリティへの取り組み、そして「MaLion」の活用予定についてお聞かせください。
現在、セキュリティ対策にはまだ取り組み切れていない部分があり、弊社としても重要な課題と認識しています。具体的には、クラウドIDのシングルサインオン、脱PPAP、エンドポイントセキュリティの強化に順次取り組んでいく方針です。
さらに、「MaLion」と勤怠管理システム「KING OF TIME」とのAPI連携による勤務状況の確認についても検討を進めていきたいと考えています。
