IT資産管理とは？　管理ツールの機能や課題、選び方を解説

IT資産の全社的な把握・運用の効率化

IT資産管理の最も大きな目的は、企業が保有しているIT資産を情報として把握し、IT資産の効率的な運用に活かすことです。
例えば、稼働しているパソコンの数と稼働していないパソコンの数が正確に把握できれば、新たなパソコンを購入するといった無駄をなくすことができます。
ソフトウェアに関しても、部署ごとに個別購入していたものを、社内全体で必要なパソコンの台数分だけ複数回インストールできるようなライセンス契約に切り替えて運用すれば、コストの削減が可視化できます。このように、全社のIT資産を把握・管理することで、運用計画が立てやすくなるのです。

コンプライアンスの遵守・内部統制

IT資産管理は、コンプライアンス遵守・内部統制のためにも必要です。特にライセンス管理では、「パソコンやサーバーにインストールしているソフトウェアの数が、保有するライセンス数を超えていないか」をチェックすることが重要なポイントとなります。
意図的であるなしにかかわらず、ソフトウェアの不正な使用を防ぐために、ライセンスは厳格に管理しなければなりません。

情報漏洩・セキュリティ対策

情報漏洩を防ぎ、セキュリティを強化するためにもIT資産管理は役立ちます。例えば、ソフトウェアの脆弱性を突くサイバー攻撃などを防ぐには、OSのアップデートやウイルス対策ソフトのパターンファイルの更新が欠かせません。また、USBメモリを不用意に社外に持ち出して使用すると、紛失やマルウェア感染のリスクが高くなります。

IT資産管理をしっかり実施するということは、このようなソフトウェアの更新状況の把握と、記憶媒体の管理をしっかりと行うことにもなるので、情報漏洩やセキュリティ対策も可能となります。

併せて読みたい

• 脆弱性対策とは？　企業のリスクと対策ツールの選び方を解説

シャドーITのリスク

IT資産管理では、シャドーITのリスクへの対処という観点でも必要になります。

近年、テレワークの普及によりSaaSの利用が一般化しました。その一方で、監視者のいないテレワーク環境では、組織として許可していないクラウドサービスを従業員が独自に利用するシャドーITが発生するリスクもあります。

シャドーITが発生すると、企業が把握していない場所に重要なデータが保存される可能性があり、情報漏洩やコンプライアンス違反などが起こりかねません。

IT資産管理では、SaaSも含め、業務で利用するすべてのソフトウェアやシステムの利用状況を可視化するため、許可されたサービスのみを安全に利用できる環境の整備に役立ち、シャドーITのリスク低減につながります。

併せて読みたい

• シャドーITとは？ 発生しやすいツールや対策をわかりやすく解説

ゼロトラストの考え方の広まり

ゼロトラストの考え方が広まったことも、IT資産管理が必要な理由の1つです。

近年、幅広く知られるようになったゼロトラストの考え方とは、セキュリティ対策について社内外を問わずすべての通信を信頼せずに、常に検証を行うというアプローチです。ゼロトラストを実現するには、まず自社がどのようなIT資産を保有し、どの端末やユーザーがどのシステムにアクセスしているのかを正確に把握しなければなりません。

つまり、IT資産管理によって資産情報を網羅的に管理できて初めて、セキュリティ上の弱点や必要な対策を明確にできるのです。高度化するサイバー脅威に対応するためにも、IT資産管理はゼロトラスト時代の基盤と言えるでしょう。

併せて読みたい

• ゼロトラストネットワークとは？　意味やメリットをわかりやすく解説

ハードウェアの管理

パソコンやサーバーに加えて、プリンターや複合機などの周辺機器のほか、外付けHDD（ハードディスクドライブ）やUSBメモリなどの記憶装置も管理の対象となります。
例えば、パソコンであれば台数、使用者名、メーカー名、CPU名、導入形式（購入かレンタルか）などを把握して、導入から廃却までのライフサイクルを一元的に管理します。
これにより、機器の老朽化や利用状況を把握でき、適切な更新計画やセキュリティ対策を講じることが可能になります。

ソフトウェアの管理

各パソコンやサーバーに導入されているOSやミドルウェア、アプリケーションなどのソフトウェアも管理の対象です。
プリインストールされているものや新規に導入したものを含め、ソフトウェアの種類、バージョン、ライセンス状況、使用状況などを把握し、適切に管理します。
これにより、脆弱性を悪用した攻撃の防止や、ライセンス違反の回避、システムの安定稼働を実現できます。

ライセンスの管理

IT資産管理では、ライセンスも重要な管理対象です。ライセンス（ソフトウェアライセンス）とは、ソフトウェアの利用者が遵守すべき事項を記載した文書、あるいはそれに基づいて利用者に与えられる許諾のことです。ソフトウェアライセンス契約書（使用許諾契約書）には、例えばソフトウェアを利用できる人数や、インストールできるパソコン・サーバーの台数、利用可能期間、利用場所、利用目的などが記されています。

ライセンスの形態や番号、ソフトウェアの使用状況を把握・管理し、ソフトウェアが決められた条件に従って運用されているかどうかを常にチェックできるようにしなければなりません。
適切なライセンス管理は、違法利用や監査リスクを防ぐだけでなく、ライセンスの重複購入を防いでコスト削減にもつながります。

併せて読みたい

• ライセンス管理とは？　必要性や課題、管理方法を解説

資産管理台帳を作成する

ExcelやGoogle スプレッドシートなどで台帳を作成するのが、最も簡単なIT資産管理の方法です。ハードウェアやソフトウェア、ライセンスなどの情報を1つずつ調べて表にまとめて管理します。
ただし、この方法は管理対象が多くなるほど更新作業が煩雑になり、管理が行き届かなくなる恐れがあります。IT資産が少ない小規模な企業に向いている管理方法です。

IT資産管理ツールを利用する

IT資産に関する情報を一元管理するためのツールが、IT資産管理ツールです。ツールを用いると、必要な情報を効率良く簡単に収集でき、情報の更新作業も自動で行うことが可能です。
現在、多くの企業がIT資産管理のために専用ツールを利用しています。

担当者の情報収集・管理の労力の削減

IT資産管理ツールを導入すると、すべての情報を手動で収集する場合に比べて、労力が大幅に軽減されます。IT資産管理ツールですべての情報収集が自動化できるというわけではありませんが、社内ネットワークを介した調査によって大幅に効率化できることは確かです。
また、管理作業においても担当者の手間が軽減できます。社内ネットワークに接続されているハードウェアの稼働状況、各パソコンにインストールされているOSやソフトウェアの状況は、ツールを立ち上げれば簡単に閲覧・確認することが可能です。
さらに、ツールによっては、パソコンの設定変更や新規アプリケーション配付、アップデートなどの際の対象パソコンの自動判別、設定変更をしていないパソコンのアラート表示といった機能も利用できます。

無駄な投資の防止

保有しているハードウェアやソフトウェアについての情報を正確に把握することで、IT資産の効率的な運用ができるのもメリットです。現在保有しているハードウェアとソフトウェアの数、使用されている数などがわかれば、無駄な投資を減らして最適な運用計画を立てることが可能になります。
反対に、管理が不十分だと無駄に新しいパソコンを導入することになったり、無駄なソフトウェアを購入することになったりしかねません。IT資産のずさんな管理は、無駄な投資を生み出す原因となります。

脆弱性対策を個々の従業員任せにすることからの脱却

パソコンであれサーバーであれ、サイバー攻撃による情報漏洩やシステムダウンなどのリスクを回避するためには、使用しているOSやアプリケーションを常に最新の状態に保ち、継続的な脆弱性対策を講じることが欠かせません。
その際、OSなどの脆弱性対策を従業員それぞれの操作に任せていると、抜けや漏れが起きる恐れが高くなります。IT資産管理ツールを使えば、一貫したルールの下で確実にアップデート作業を行うことができます。

データの収集方法による分類

IT資産管理ツールは、データの収集方法によって「エージェント型」と「エージェントレス型」に分けられます。

エージェント型は、管理対象となるIT資産の各端末に専用のエージェントソフトをインストールし、管理サーバーへIT資産情報を送信する方法です。ファイル配付やセキュリティポリシーの適用、遠隔操作など高度な機能を利用できる点が特徴です。組織全体を統制的に管理したい場合に適しています。

一方、エージェントレス型は、各端末に専用ソフトをインストールせず、ネットワーク経由で情報を取得する方法です。端末への負荷が小さいというメリットがありますが、利用できる機能には限界があり、詳細な操作ログ取得や遠隔操作などは難しい場合があります。

提供形態による分類

IT資産管理ツールは、提供形態によって「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。

クラウド型は、サービス提供者が用意した管理サーバーを利用する形態です。自社でサーバーを保守・運用する必要がなく、初期導入の負担を抑えられます。一方で、管理台数に応じて月額費用が増えることが一般的で、端末数が多い企業ではコストが膨らみかねません。

オンプレミス型は、自社で用意したサーバーにソフトウェアを導入して運用する形態です。一般的には、初期費用としてライセンスを一括購入します。サーバーの保守・運用は自社で対応する必要がありますが、ランニングコストは保守費用が中心となるため、長期的にはサブスクリプション型よりコストを抑えられる場合もあります。

テレワーク環境におけるIT資産管理の課題

テレワークの普及により、従業員が自宅や外出先などオフィス外で業務を行う機会が増え、パソコンやモバイル端末など管理対象のデバイスが多様化・複雑化しています。オンプレミス環境では社外ネットワークに接続する端末の情報を正確に把握することが難しく、セキュリティ設定の統一やソフトウェア更新の徹底に限界があります。その結果、脆弱性が放置されたり、未登録デバイスの利用によるリスクが高まったりするなど、従来の管理手法では十分に対応できないケースが増えていると言えるでしょう。

複数拠点・グループ企業におけるIT資産管理の課題

複数の拠点やグループ会社を持つ企業では、拠点ごとに異なるルールやツールで管理が行われることが多く、IT資産情報の一元管理が難しくなります。セキュリティポリシーや運用ルールにばらつきが生じると、グループ全体で統一したセキュリティレベルを維持することが困難になりがちです。例えば、一部の拠点が脆弱な状態になるリスクもあります。また、システム更新やライセンス管理を各拠点で個別に行う場合、運用負担の増大やコストの無駄が発生しやすくなります。グループ全体を横断して資産情報を可視化・統制できる仕組みの整備が必要です。

導入目的を明確にする

ここまで見てきたように、「IT資産の全社的把握や運用の効率化」「コンプライアンス遵守や内部統制の強化」「セキュリティ強化」のいずれかが、IT資産管理ツールを導入する主な目的となるはずです。このうちどれを重視するのか、あるいはすべてを実現したいのか、さらに別の目的も視野に入れるのかなど、導入目的を明確化することが必要です。

その上で、例えばコンプライアンス遵守や内部統制の強化が目的なら、検討しているIT資産管理ツールにどんな関連機能が備わっているのかを調べましょう。保有ライセンス管理だけではなく、ライセンスを割り当てていない従業員が不正にアプリケーションをインストールした場合に、即座に管理者に警告が届く機能も欲しいといった要望が出てくるかもしれません。このように目的を明確化して、自社に合った機能を持つツールを探していきます。

収集できる情報の種類と精度を確認する

導入したいIT資産管理ツールがある程度絞れたら、そのツールで収集できる情報の種類と精度の確認が必要です。パソコンなどのハードウェア情報、ソフトウェア情報はもちろん、USBデバイス、導入ソフトウェア履歴、OSの更新プログラム適用状況など、どのような情報が取得できるかはツールによって異なり、その精度や項目の細かさも異なります。実際の収集ログのサンプルを見ることができれば、有用な検討材料となるでしょう。

他のツールと連携できるかを確認する

IT資産管理ツールで収集したデータを、他のツールと連携できるかどうかも重要です。
例えば、勤怠管理ツールとの連携が可能なものもあります。オンプレミス版でもクラウド版でも連携可能なものが多いですが、特に勤怠管理が課題となるテレワーク下では、テレワークとの親和性が高いクラウド版を導入して勤怠管理ツールと連携させると便利です。

クラウド型かオンプレミス型かを選ぶ

IT資産管理ツールを導入する際は、まずクラウド型かオンプレミス型かを選定する必要があります。クラウド型は、インターネット環境さえあれば拠点や在宅勤務先からも利用でき、初期費用を抑えやすい点が魅力です。システムの更新やメンテナンスも提供事業者が行うため、情シス担当者の負担軽減につながります。
一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用するため、カスタマイズ性やデータ管理に対する安心感が高いという利点があります。ただし、導入コストや運用負担が大きくなるケースも少なくありません。
自社のセキュリティポリシー、運用体制、利用規模、将来的な拡張性を踏まえ、どちらが自社に最適かを慎重に見極めることが重要です。

機能の提供形態を選ぶ

IT資産管理ツールには、多様な機能を包括的に提供するオールインワン型と、必要な機能のみを選択して導入できるタイプがあるため、どちらが自社に適しているかを検討することも必要です。

オールインワン型は管理を一元化できるメリットがありますが、不要な機能が多い場合は費用対効果が悪化しかねません。一方、機能を選択できるタイプは柔軟に構成できますが、現状で必要な機能だけでなく、将来的な拡張性も考慮する必要があります。

自社の規模や成長計画に合わせて、最適な形態を選びましょう。

クライアントPCのセキュリティ設定に対応しているかを確認する

IT資産管理ツールを選定する際は、クライアントPCのセキュリティ設定に対応しているかを必ず確認することが重要です。ウイルス対策ソフトの導入状況やOS・アプリケーションの更新状況などを把握できなければ、脆弱性が放置されるリスクが高まります。
特にテレワークの普及により、オフィス外で利用されるパソコンが増える中、統一したセキュリティポリシーを維持することは難しくなっています。こうした環境では、ツールが自動で設定状況を収集・可視化し、未対応端末にアラートを出せるかどうかが重要なポイントです。
セキュリティの抜け漏れを防ぐ機能を備えたツールを選ぶことで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを低減できます。