IT資産管理とは？ 目的や管理ツールのメリット・デメリットを解説
パソコンやサーバーなどのハードウェア、各種ソフトウェアを日常的に利用している企業にとって、IT資産管理は必要不可欠というべきものです。
本記事では、IT資産管理とはそもそもどのようなことを指すのか、その目的や方法について解説します。併せて、IT資産管理ツールを導入することのメリット・デメリットやツール選びのポイントなどについても見ていきましょう。
IT資産管理とはハードウェア、ソフトウェアなどを適正に管理すること
IT資産管理とは、各種ハードウェア、ソフトウェア、および関連部材を含むIT関連の資産を適正に管理することを指します。また、ソフトウェアのライセンスの発行数・更新期限などを管理することも含まれます。
まずは、ハードウェア・ソフトウェア・ライセンスそれぞれについて、何をどのように管理すればいいのかを見ていきましょう。
ハードウェアの管理
パソコンやサーバーに加えて、プリンターや複合機などの周辺機器のほか、外付けHDD（ハードディスクドライブ）やUSBメモリなどの記憶装置を含む様々なハードウェアが管理の対象となります。
例えば、パソコンであれば台数、使用者名、メーカー名、CPU名、導入形式（買い取りかレンタルか）などを把握して、導入から廃却までの状況を把握し、管理します。
ソフトウェアの管理
各パソコンやサーバーに導入されているOSやミドルウェア、アプリケーションなどのソフトウェアも管理の対象です。
プリインストールされている、または新規に導入したソフトウェアのバージョンや使用状況などを把握し、管理します。
ライセンスの管理
ライセンス（ソフトウェアライセンス）とは、ソフトウェアの利用者が遵守すべき事項を記載した文書、あるいはそれに基づいて利用者に与えられる許諾のことです。ソフトウェアライセンス契約書（使用許諾契約書）には、例えばソフトウェアを利用できる人数や、インストールできるパソコン・サーバーの台数、利用可能期間、利用場所、利用目的などが記されています。
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IT資産管理では、このライセンスも重要な管理対象です。ライセンスの形態やライセンス番号、ソフトウェアの使用状況を把握・管理し、ソフトウェアが決められた条件に従って運用されているかどうかを常にチェックできるようにしなければなりません。
IT資産管理が必要な理由
企業はなぜIT資産管理をしなくてはならないのでしょうか。IT資産においては、管理する対象と管理すべき情報が多く、作業は煩雑になりますが、それでも管理をしなければならない理由は下記の通りです。
IT資産の全社的な把握・運用の効率化
IT資産管理の最も大きな目的は、企業が保有しているIT資産を情報として把握し、IT資産の効率的な運用に活かすことです。
例えば、稼働しているパソコンの数と稼働していないパソコンの数が正確に把握できれば、新たなパソコンを購入するといった無駄をなくすことができます。
ソフトウェアに関しても、部署ごとに個別購入していたものを、社内全体で必要なパソコンの台数分だけ複数回インストールできるようなライセンス契約に切り替えて運用すれば、コストの削減が可視化できます。このように、全社のIT資産を把握・管理することで、運用計画が立てやすくなるのです。
コンプライアンスの遵守・内部統制
IT資産管理は、コンプライアンス遵守・内部統制のためにも必要です。特にライセンス管理では、「パソコンやサーバーにインストールしているソフトウェアの数が、保有するライセンス数を超えていないか」をチェックすることが重要なポイントとなります。
意図的であるなしにかかわらず、ソフトウェアの不正な使用を防ぐために、ライセンスは厳格に管理しなければなりません。
情報漏洩・セキュリティ対策
情報漏洩を防ぎ、セキュリティを強化するためにもIT資産管理は役立ちます。例えば、ソフトウェアの脆弱性を突くサイバー攻撃などを防ぐには、OSのアップデートやウイルス対策ソフトのパターンファイルの更新が欠かせません。また、USBメモリを不用意に社外に持ち出して使用すると、紛失やマルウェア感染のリスクが高くなります。
IT資産管理をしっかり実施するということは、このようなソフトウェアの更新状況の把握と、記憶媒体の管理をしっかりと行うことにもなるので、情報漏洩やセキュリティ対策も可能となります。
IT資産管理の方法
IT資産を管理するには、どのような方法があるのでしょうか。社内全体のIT資産の状況を把握・管理する方法としては、下記の2つが考えられます。
資産管理台帳を作成する
ExcelやGoogle スプレッドシートなどで台帳を作成するのが、最も簡単なIT資産管理の方法です。ハードウェアやソフトウェア、ライセンスなどの情報を1つずつ調べて表にまとめて管理します。
ただし、この方法は管理対象が多くなるほど更新作業が煩雑になり、管理が行き届かなくなるおそれがあります。IT資産が少ない小規模な会社に向いている管理方法です。
IT資産管理ツールの利用
IT資産に関する情報を一元管理するためのツールが、IT資産管理ツールです。ツールを用いると、必要な情報を効率よく簡単に収集でき、情報の更新作業も自動で行うことが可能です。
現在、多くの企業がIT資産管理のために専用ツールを利用しています。
IT資産管理ツールなら、IT資産に関する情報を自動で収集できる
IT資産管理ツールは、IT資産に関する様々な情報を、手動ではなく、自動で収集するツールです。社内ネットワークを利用して接続しているハードウェアやUSBデバイスを調査し、その上でハードウェアに導入されているソフトウェアも把握・調査し、一覧表示してくれるので確認も容易になります。これには自社の各端末に「エージェント」と呼ばれるプログラムをインストールして情報収集するものが一般的です。エージェントをインストールしないタイプもありますが、収集できる情報や機能が限られることが多いでしょう。
近年では、自社サーバーなどでツールを運用するオンプレミス版に加えて、クラウド版のIT資産管理ツールも多く利用されています。
IT資産管理ツールが管理する情報
IT資産管理ツールは、パソコン、サーバー、プリンターなどのハードウェアからは利用者名、IPアドレス、MACアドレス、OSのバージョンといった情報を収集します。
ソフトウェアからはエディションやバージョンの情報、ベンダー名などを取得し、管理することが可能です。そのほか、ツールによってはパソコンの操作ログを収集する機能なども備えています。
IT資産管理ツールのメリット
「IT資産を一元管理できる」のがIT資産管理ツールの特長です。それによって得られるメリットとしては、下記の3点が挙げられます。
担当者の情報収集・管理の労力が大幅に減る
IT資産管理ツールを導入すると、すべての情報を手動で収集する場合に比べて、労力が大幅に軽減されます。IT資産管理ツールですべての情報収集が自動化できるというわけではありませんが、社内ネットワークを介した調査によって大幅に効率化できることは確かです。
また、管理作業においても担当者の手間が軽減できます。社内ネットワークに接続されているハードウェアの稼働状況、各パソコンにインストールされているOSやソフトウェアの状況は、ツールを立ち上げることで簡単に閲覧・確認することが可能です。
さらに、ツールによっては、パソコンの設定変更や新規アプリケーション配付、アップデートなどの際の対象パソコンの自動判別、設定変更をしていないパソコンのアラート表示といった機能も利用できます。
無駄な投資の防止
保有しているハードウェアやソフトウェアについての情報を正確に把握することで、IT資産の効率的な運用ができるのもメリットです。現在保有しているハードウェアとソフトウェアの数、使用されている数などがわかれば、無駄な投資を減らして最適な運用計画を立てることが可能になります。
反対に、管理が不十分だと無駄に新しいパソコンを導入することになったり、無駄なソフトウェアを購入することになったりしかねません。IT資産のずさんな管理は、無駄な投資を生み出す原因となります。
脆弱性対策を個々の従業員任せにすることからの脱却
パソコンであれサーバーであれ、サイバー攻撃による情報漏洩やシステムダウンなどのリスクを回避するためには、使用しているOSやアプリケーションを常に最新の状態に保ち、継続的な脆弱性対策を講じることが欠かせません。
その際、OSなどの脆弱性対策を従業員それぞれの操作に任せていると、抜けや漏れが起きるおそれが高くなります。IT資産管理ツールを使えば、一貫したルールの基に確実にアップデート作業を行うことができます。
IT資産管理ツールのデメリット
IT資産管理ツールは非常に便利ですが、その一方でデメリットもあります。効果的に活用するためには、下記の2点に注意が必要です。
担当者が使いこなすのに時間が必要
IT資産管理ツールを使いこなすには、ある程度のITスキルが必要です。社内の担当者が元々持っている知識や経験にもよりますが、いずれにしろ滞りなくツールを運用できるようになるには時間がかかります。
その意味では、IT資産管理ツールを提供するベンダーからどれくらい手厚いサポートが受けられるかも、効果的な活用のための重要な要素になるでしょう。
目的に合った機能・製品を慎重に選ぶ必要がある
IT資産管理ツールは、自社の目的に合致した機能を持つ製品をしっかりと見極めて選ぶ必要があります。製品によって機能や操作性には様々な違いがあるので、自社のIT資産に関する現状を調査して課題を洗い出し、どんな機能が必要なのかを確定しなければなりません。導入後も、運用状況やそれに関連した問題点に関する検証作業が不可欠です。こうした手間や労力がかかるのもデメリットといえるかもしれません。
IT資産管理ツールの選び方
IT資産管理ツールを選ぶ際には、自社の課題の確認をはじめ、いくつかのポイントがあります。主に下記の3点が重要となりますので、詳しく確認していきましょう。
導入目的を明確にする
ここまで見てきたように、「IT資産の全社的把握や運用の効率化」「コンプライアンス遵守や内部統制の強化」「セキュリティ強化」のいずれかが、IT資産管理ツールを導入する主な目的となるはずです。このうちどれを重視するのか、あるいはすべてを実現したいのか、さらに別の目的も視野に入れるのかなど、導入目的を明確化することが必要です。
その上で、例えばコンプライアンス遵守や内部統制の強化が目的なら、検討しているIT資産管理ツールにどんな関連機能が備わっているのかを調べましょう。保有ライセンス管理だけではなく、ライセンスを割り当てていない従業員が不正にアプリケーションをインストールした場合に、即座に管理者に警告が届く機能も欲しいといった要望が出てくるかもしれません。このように目的を明確化して、自社に合った機能を持つツールを探していきます。
収集できる情報の種類と精度
導入したいIT資産管理ツールがある程度絞れたら、そのツールで収集できる情報の種類と精度の確認が必要です。パソコンなどのハードウェア情報、ソフトウェア情報はもちろん、USBデバイス、導入ソフトウェア履歴、OSの更新プログラム適用状況など、どんな情報が取得できるかはツールによって異なり、その精度や項目の細かさも異なります。実際の収集ログのサンプルを見ることができれば、有用な検討材料となるでしょう。
ほかのツールと連携できるか
IT資産管理ツールで収集したデータを、ほかのツールと連携できるかどうかも重要です。
例えば、勤怠管理ツールとの連携が可能なものもあります。オンプレミス版でもクラウド版でも連携可能なものが多いですが、特に勤怠管理が課題となるテレワーク下では、テレワークとの親和性が高いクラウド版を導入して勤怠管理ツールと連携させると便利です。
IT資産管理ツールで管理業務を効率化しよう
現在、多くの企業で利用されているIT資産管理ツールは、IT資産の管理にとどまらず、社内のハードウェアやソフトウェアの状況をリアルタイムでモニタリングし、様々なリスクに備えることにも役立つなど、用途が広がっています。
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