キッティングとは？　作業の流れや注意点、効率化する方法を解説

手作業

キッティングの対象台数が少ない場合に適しているのが、手作業によるキッティングです。手作業のキッティングは、事前準備が不要ですぐに作業開始できる点がメリットです。一方、属人的な作業になるため、担当者のスキルや経験によって品質にバラつきが出る可能性が高く、ミス発生のリスクが伴います。また1台ずつ設定するため、1台あたりのキッティングにかかる人件費が高くなりやすいという点もデメリットです。

クローニング

クローニングとは、機種ごとにマスターPCを1台作成し、その設定を複数のパソコンに複製する方法です。一度の設定で、複数台のパソコンのセットアップを行うため、効率的に作業ができます。また作業品質も均一化され、ミスが発生しにくい点もメリットです。ユーザーが利用するパソコンが故障した際にも、マスターPCを利用すれば代替機がすぐに準備できるので、端末の故障による業務停止も防げます。

一方、設定時にはボリュームライセンスを利用しなければならず、専門知識や経験が必要になります。また、マスターPCの設定には数週間から1か月程度かかるのが一般的です。機種ごとにマスターPCの設定が必要になるため、機種が多いほど多くの工数がかかるという点にも注意しなければなりません。

作業手順をマニュアル化する

キッティング作業を自社で行う場合には、作業手順をマニュアル化することが重要です。キッティングで1つでもミスがあると、キッティングしたパソコンが業務で使えなくなる可能性があります。

特にクローニングでキッティングする際は、設定をミスしたマスターPCで複製してしまうと、影響が大きくなってしまいます。キッティング作業でミスがないよう、作業内容をマニュアル化し、チェックリストを作成すると安心です。

また、パソコンはIT資産であるため、資産管理に必要なインベントリ情報を各パソコンから収集し、管理する必要があります。この工程が抜けてしまうことも多いため、必ずマニュアルに記載しておきましょう。IT資産管理ツールを活用すると、効率的にインベントリ情報を収集できるのでお勧めです。

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同梱物はすべて保管する

キッティング作業では、同梱物の取り扱いも重要です。パソコンを購入すると、機器のほかにマニュアル、保証書などが入っていますが、これらの同梱物は機器の導入台数が多いほど保管場所が必要になることから、廃棄されてしまうケースも少なくありません。しかし、トラブルが発生したときには同梱物の参照が必要になるケースがあるため、基本的にはすべての同梱物を保管しておきましょう。

メーカーによっては、パソコンの説明書がDVDなどで電子化されているケースもあります。この場合には、説明書のデータを共有ドライブなどに保存し、社員がいつでも閲覧できるようにするのも有効です。

余裕を持ったスケジュールを立てる

キッティング作業では、スケジュール設定でも注意が必要です。キッティング作業には複数の工程があり、複雑な作業も多くあるため予定通りに進むとは限りません。しかし、従業員の入社日やパソコンの利用開始日はあらかじめ決まっているのが通常であるため、作業が遅れるとユーザーの業務に支障が出るリスクがあります。作業スケジュールを立てるときには、トラブルが起こることを想定し、2～3日ほど余裕を持たせておくことをお勧めします。

セキュリティ対策を必ず行う

キッティング時に、デバイスのセキュリティ対策をすることも重要です。ウイルスに感染すると、意図せず情報漏洩が発生してしまうおそれがあるため、ウイルス対策ソフトのインストールは必須です。また業務に関係ないサイトの閲覧からサイバー攻撃につながることを防ぐために、Webフィルタリングも導入しましょう。

外部からの攻撃だけでなく、出張などでパソコンを社外に持ち出し、電車や飲食店に忘れてしまうということもあります。「盗難・紛失があったときにロックをかける」といった設定もしておくと安心です。

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ボリュームライセンスの購入が必要になる

企業などの組織でクローニングを行う場合、OSやソフトウェアのボリュームライセンスを購入する必要があります。ボリュームライセンスとは、1つのパッケージから複数台のデバイスへ複製することを許可する「再イメージング権」が付与されたライセンスのことです。ボリュームライセンスを購入せずにクローニングを行うとライセンス違反になるため注意しましょう。

プリインストールされているOSはコピーしない

マスターPCを作成する際に、プリインストールされているOSをコピーしてはいけません。購入時からプリインストールされたOSを利用してほかのデバイスに複製してしまうと、ライセンス違反となります。なぜなら、プリインストールされているOSは購入したパソコンのみで使用が認められているライセンス契約となっているためです。クローニングを行う際には、ボリュームライセンスのあるOSを利用してマスターPCを作成してください。

ライセンス認証回数の上限値増加申請を忘れない

キッティングをする前に、ライセンスの認証回数を確認し、足りない場合は認証回数が購入ライセンス数と同じ数になるように増加申請することも必要です。

ライセンス認証とは、不正コピーの防止を目的に、ソフトウェアが正しい台数にインストールされているかを確認する手続きのことです。ボリュームライセンスを購入しただけでは、利用可能なライセンス認証回数と購入したライセンス数が一致していない場合があり、事前の確認を怠るとライセンス認証が通らずスムーズに作業ができないおそれがあります。あらかじめライセンス認証回数の上限値を確認しておくと安心です。

担当者を集めて勉強会を開催する

社内でキッティングをする際には、担当者のスキルによって品質にばらつきが出ないよう、勉強会を開催するといいでしょう。基本的な手順だけでなく、ミスが起きやすいポイントや作業をスピーディーに行う方法などを担当者全員で共有することで、作業の効率化につながります。

アウトソーシングを活用する

大量のパソコンをキッティングする場合には、外部業者にアウトソーシングするのも有効な手段です。クローニングには専門知識が必要なだけでなく、複製後にミスが発覚すると復旧に時間がかかってしまうため、専門業者の力を借りるのが最適な場合もあります。コストはかかるものの、自社での作業工数に比べると短時間で高品質の作業が可能です。