Web給金帳シリーズ 導入事例

ピー・シー・エー株式会社様 導入事例
ソフトウェア開発・販売

毎月の給与明細配付業務が10分に大幅短縮。
仕分け・配送作業の手間がなくなり、残業解消。

  • Web給金帳Cloud 導入

ピー・シー・エー株式会社様(以下PCA様)は、会計ソフト「PCA会計DX」をはじめ、財務会計、販売管理、仕入・在庫管理といった基幹業務ソフトウェアの開発・販売を行っています。2008年、業界に先駆けてクラウドサービス「PCAクラウド」の提供を開始し、今年で11年目、導入実績10,000法人を突破しました。公益法人や社会福祉法人向け会計ソフトの開発・販売を開始するなど、多種多様な企業の業務効率化に大きく寄与しています。今回は、給与業務効率化のためにご導入いただいた「Web給金帳Cloud」に関するお話を、管理本部 人事部 課長 森 麻衣子様と、主任 今野 由子様にお伺いしました。

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ピー・シー・エー株式会社 管理本部 人事部 課長 森様(左) 主任 今野様


1.導入の背景

毎月追われるように作業していました。

「Web給金帳」導入前はどのような状況でしたか。

「事業所は本社を入れて15拠点あります。事業所の社員の給与明細は、まとめて事業所に送って、各事業所内で事務担当者に手渡しで配付してもらっていました。給与支給日の1日前には届くように発送するために、時間に追われるように作業をしていました。」(今野様)

「基本的に人事部の2名のどちらか1名が明細発送業務を行っていました。封入物が多くて手間がかかるときや、連休など日の並びで作業日が少ないときは2人がかりでやることもありました。作業がギリギリになって、給与支給日当日の午前中に届くこともありました。」(森様)

「また、パートと社員の給与支給日が違うので、月に2回、賞与月には3回作業があります。」(今野様)

「パート社員数は社員に比べ多くはないですが、各事業所に在籍しています。事業所にたった1通だけ送るために宛名を書くのは手間ですし、郵送費もかかってもったいないなと感じていました。」(森様)


2.導入の経緯

PCA給与に対応していて、クラウドサービスだったから

導入までの経緯を教えていただけますか。

「10年以上前からオンプレ版の『Web給金帳 V3』を知っていました。そのころから、全社的に社内の様々な書類をペーパーレス化しようという動きがあって、給与明細の電子化も候補として挙がってはいました。ただ、どうしても全社員が日常的に使うものの方が優先度が高くなって、給与明細書の電子化は後回しになっていました。給与業務で負担がかかっているのは、人事部だけなので。結果的に、導入してみたら過去の明細を見ることができるなど、社員側の利便性も上がりました。導入前はこういった効果があることまではわかっていませんでした。

昨年クラウド版がリリースされたことを知って、すぐに稟議書を書 いて導入を進めました。やっと導入できてよかったなと感じていま す。」(森様)

導入のポイントは何でしたか?

「『PCA給与』と連携しているという点はもちろんですが、まずパッケージ版に比べて費用が安くなっていたのでこれなら導入しやすいなと思いました。あと、自社でサーバーを持たなくていいという点も大きかったです。とても手軽で導入しやすいですよね。」(森様)

導入時はスムーズでしたか?

「始め、ログインパスワードの有効期限を1か月に設定していたため、『毎月パスワードを聞かれるのは面倒だ』という意見が出ましたが、1年に変更することで収まりました。社員が何百人もいると、トラブルが起きたり、反対意見があがってきたりするだろうと予想していましたが、大きな波風が立つこともなくすんなり受け入れられているなと感じます。」(森様)

「『PCA 給与』の明細書レイアウトが忠実に再現されているので、違和感がないのだと思います。また、導入した月は、従来通りの紙の配付と『Web給金帳Cloud』でのWeb配信の両方を行って、次の月からはWeb配信のみにしました。もしかしたら、1か月のインターバルを設けたのも良かったのかもしれません。明細を受け取った社員は、手元にある紙の明細書とWeb上の明細を見比べて、『あ、まったく同じなんだ』と納得してくれたように思います。」(今野様)

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運用の工夫を語ってくださった今野様


3.導入効果

<効果①>
10分で給与明細配付業務が完了、残業がなくなり、
余裕をもって作業できるように。

導入の効果としてはどのようなことが挙げられますか。

「明細処理をするための残業がなくなりました。給与の入力作業が終わってから封入作業にとりかかるので午後からの作業になってしまって、どうしても残業になっていました。でも『Web給金帳Cloud』なら給与明細を変換してアップロードするたった10分ほどで終わるので、『明日でもいいか』と余裕をもって作業できます。本当に負担がなくなりました。」(今野様)

「気持ちが楽になりました。作業時間やコストの削減など、数字で出てくる変化では測れないくらい、心の余裕という点で大きな変化を感じています。今までの負担が100なら1になったぐらい、まったく違います。給与業務は毎月必ずある業務なので、終わりがありません。その負担から解放されるということ、傍から見ている人が想像するよりはるかに大きな効果なんです。」(森様)

<効果②>
社員はどこからでも明細確認可能。
事業所への配送作業から解放。

「明細書の出力は、給与データが確定してからでないと始められないため、印刷や封入作業を給与支給日の3日前より早く始められることはほとんどありません。」(森様)

「3日前から印刷、封入作業をして1日前には全事業所に届くように手配しなければなりませんでした。北海道や九州の事業所へは、発送から到着までに2日かかるので、給与支給日の午前中など到着がギリギリになってしまうこともありました。それが『Web給金帳Cloud』なら、社員はPCやスマホでどこからでも明細を確認できるので、配送日数を気にする必要もなくなりました。」(今野様)

<効果③>
事業所ごとの仕分け作業が不要。送り先ミスを防止。

「明細書の印刷、仕分け、封入・封かん作業では、送り先間違いがないようにとても神経を使っていましたが、仕分け作業が一切なくなりました。」(今野様)

「弊社の給与の分け方は、事業所(拠点)単位ではなく事業部(部署)単位で区切りになっています。そのため、明細書は事業部単位で出力されてしまいます。つまり、1事業部の中に東京・大阪・福岡のように複数の事業所の社員が混在しているということです。しかし、明細書は事業所ごとに一括で配送するので、出力した明細書を事業所ごとに仕分けしなければなりませんでした。この作業がとても手間でしたし、送り先間違いが起きないように気を付けなければなりませんでした。『Web給金帳Cloud』ならそういった二度手間が起きないのでとても楽です。」(森様)

「ミスも起きないので安心です。」(今野様)

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「毎月の負担から解放されて、本当に楽になりました。」と導入効果を語る森様。


4.今後のご予定

もっと活用していきたいので、次のバージョンアップが楽しみです。

最後に、今後の「Web給金帳Cloud」のご利用についてお聞 かせください。

「賞与支給の時、休職者や時短勤務の社員のような満額支給ではない人に、明細書とは別に支給額の計算式などを表にして渡していました。今回明細書を電子化して同封できなくなったので、メールで個別に送付していたのですが、今度のバージョンアップでこの作業も簡単にできるようになるようですね。ぜひもっと活用していきたいと思います。楽しみにしています。」(森様)

取材日:2018年7月23日

導入事例集ダウンロード

「Web給金帳」シリーズの導入事例をPDFでご覧いただけます。給与明細の電子化による効果や導入時の参考にお役立てください。

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会社名
ピー・シー・エー株式会社
本社所在地
東京都千代田区富士見1-2-21 PCAビル
設立
1980年8月1日
代表者
代表取締役社長 佐藤 文昭
事業内容
コンピュータソフトの開発および販売
Web
https://pca.jp/

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