FAXの仕組みとは？ クラウドFAXの仕組みとメリットも解説
FAXは古くから使われている通信手段ですが、「どのような仕組みで送受信されているのか」「なぜ今も業務で使われ続けているのか」を正確に理解している方は意外と少ないのではないでしょうか。さらに近年では、紙やFAX機を使わずに利用できるクラウドFAXも登場し、業務効率化の手段として注目されています。今回は、従来のFAXの基本的な仕組みから、クラウドFAXの仕組みや導入メリットまでをわかりやすく解説します。
FAXの仕組みとは
FAXでは、原稿を送信してから受信・印刷されるまでに、大きく分けて3つの処理が行われます。
1.原稿の読み取り
FAX機に原稿をセットすると、内蔵されたスキャナーが原稿を読み取ります。読み取りには「CCD（電荷結合素子）」などのセンサーが使われ、原稿を細かいマス目状に分割して、白と黒を判別します。
文字や図がある部分（黒い部分）は「1」、何もない部分（白い部分）は「0」としてデジタルデータに変換されます。こうして作られたデータは、次の工程へと送られます。
2.データの処理・伝送
変換されたデータは、電話回線を通じて受信側へ送られます。
まず、送信側と受信側の間で回線が接続され、伝送速度や解像度、用紙サイズなどの条件が確認されます。その後、画像データは電話回線で送信できる形式に変換（符号化）され、順番に送信されます。
すべてのデータ送信が完了すると、回線は自動的に切断されます。
3.印刷
受信側では、送られてきた信号を再び「0」と「1」のデータに戻し、白と黒の情報を復元します。
その情報をもとに用紙へ印刷することで、送信元と同じ内容の原稿が再現されます。
インターネットを利用したFAX（クラウドFAX）の仕組みとは
従来のFAXが抱える課題を解決する手段として、クラウドFAXが注目されています。クラウドFAXとは、FAX機や電話回線を使わず、インターネット経由でFAXの送受信を行うサービスです。クラウドサービス事業者のサーバーが送信側と受信側の間に入り、データの変換と伝送を担います。
取引先に従来通りFAX機を使い続けてもらいながら、自社側ではPCでFAXを扱えるため、業務のデジタル化がスムーズに進められます。
送信時の仕組み
送信する際は、まずPCやタブレットなどで送りたい原稿を作成します。Word、Excel、PDFなど多様な形式のファイルに対応しています。
作成したデータは、サービス事業者のWebサイト、メールソフト、または専用アプリからアップロードします。メールへのファイル添付で送信できるサービスもあり、普段使っているツールをそのまま活用できます。
アップロードされたデータは、クラウドサーバーがFAX信号に変換します。変換された電気信号は電話回線を通じて、相手側のFAX機に送信されます。相手側では通常のFAXとして受信されるため、取引先に特別な対応を求める必要がありません。
受信時の仕組み
相手のFAX機から送られたFAXは、電話回線を経由してクラウドサーバーに届きます。従来であればFAX機で紙に印刷されていた信号が、サーバーへ送られる点が大きな違いです。
サーバーは受信した電気信号を、PCやタブレットで閲覧可能なPDFやTIFFなどの画像データに変換します。
変換が完了すると、あらかじめ登録されたメールアドレスに添付ファイルとして送られます。また、クラウド上に保存され、いつでもアクセスして確認できる仕組みになっています。外出先やリモート環境からでも、インターネット接続があればすぐにFAXの内容を把握できます。
FAXの仕組みを変えることで解決できる課題
紙のFAXからインターネットを活用した仕組みに切り替えることで、従来のFAX運用における業務負担やコスト、管理面の課題を解消できます。
場所とデバイスを選ばない利便性
インターネット環境があれば、PCやタブレットなどからFAXの送受信が可能になります。
従来のFAXは、FAX機や複合機の設置場所まで行かなければ利用できませんでした。クラウドFAXであれば、外出先で注文書を確認したり、在宅勤務中に見積書を送信したりと、柔軟な働き方に対応できます。
テレワークを推進する企業にとって、FAX対応のためだけに出社する必要がなくなる点は大きなメリットといえるでしょう。
コスト削減
クラウドFAXの導入により、様々なコストの削減が見込めます。
紙代やインク代といった消耗品費を抑えられるほか、受信データをデジタル保存できるため、必要な書類のみを印刷する運用が可能です。
また、紙書類の保管に必要な棚やキャビネット、保管スペースの削減も期待できます。オフィスのスペース効率が向上すれば、間接的に賃料の見直しにつながる場合もあります。
さらに、FAX機本体の購入費や保守費用が不要になるケースもあります。通信料についても、サービス内容によっては電話回線よりコストを抑えられる可能性があります。
業務効率の向上
受信したFAXはクラウド上で一元管理できるため、確認や共有がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
自動仕分け機能により、受信データを部署や取引先ごとに自動で分類できます。また、検索機能を活用すれば、必要なFAXをすぐに見つけられ、過去の書類確認にかかる時間を短縮できます。
さらに、データ上でメモの追記や電子印影の追加ができるサービスもあり、紙への印刷や手書き作業を減らすことが可能です。
加えて、OCRやRPAなどのシステムと連携することで、受信データを基幹システムへ自動で取り込む運用も実現できます。これにより、手入力作業の削減や入力ミスの防止にもつながります。
セキュリティの強化
クラウドサービスでは暗号化やアクセス権限設定などの機能が提供されている場合が多く、適切に運用することでセキュリティ対策の強化が期待できます。
紙のFAXでは、放置や誤配布による情報漏洩のリスクがありましたが、アクセス制御を行うことで閲覧者を限定できます。
また、改正電子帳簿保存法への対応が求められる企業にとっても、データ管理がしやすい点はメリットです。
BCP（事業継続計画）対策
クラウド上にデータが保存されるため、オフィスが被災した場合でも、インターネット環境があればFAX業務を継続できる可能性があります。別拠点や在宅環境からアクセスできるため、事業継続性の向上にもつながります。
また、データが遠隔地のサーバーに保管されることで、災害時のデータ消失リスクを軽減できる点もBCP対策として重要です。
FAX業務の効率化には「まいと～く Cloud」が最適！
まいと～く Cloudは、FAXの送受信をメール感覚で一元管理できるクラウドFAXサービスです。Webブラウザーから直感的に操作でき、テレワークや出張先でもオフィスと同じようにFAX業務を行えます。
業務システムとの連携により、FAXの送受信を自動化することも可能です。帳票システムで作成した納品書の自動送信や、受信した注文書をOCRでテキストデータへ変換し、販売管理システムへ取り込むなど、様々な業務プロセスを効率化できます。
通信の暗号化やIPアドレス制限などのセキュリティ機能も標準搭載されており、安心してご利用いただけます。
まとめ
FAXは原稿の読み取り・データ伝送・印刷という仕組みで成り立っております。一方、クラウドFAXではその工程をインターネットとサーバー上で行うことで、場所に縛られない利便性やコスト削減、業務効率化、セキュリティ強化を実現できます。従来のFAX運用に課題を感じている場合は、クラウドFAXの導入を検討し、より柔軟で効率的なFAX業務へと移行していきましょう。
