【FAX通信規格】G3、スーパーG3、G4｜注意点と今後の代替手段を解説

スーパーG3との違い

スーパーG3規格は、G3規格と同様にアナログ回線を利用して送信する規格です。画像を圧縮することにより、通信速度がG3規格の約2.3倍に高速化されています。A4用紙1枚なら、約10秒で送信可能です。

スーパーG3での通信には、送受信の双方が規格に対応している必要があります。対応していない場合にはG3規格が使用されます。

G4との違い

G4規格は、G3やスーパーG3と異なりISDN回線（デジタル回線）を利用する通信規格です。G4の通信速度は64kbpsとスーパーG3規格よりも高速で、約3秒でA4用紙1枚を送信できます。

また、G4規格の解像度は400dpi×400dpiと、G3規格に比べて大幅に高精細であることが特徴です。一般的な印刷物の解像度は350dpiであることから、G4による印字は非常に高品質といえます。

スーパーG3対応のFAX機

今後もFAX機を継続して利用する場合は、スーパーG3に対応した機器の導入が推奨されます。G3規格でも使用は可能ですが、通信速度が遅いため業務効率が低下する恐れがあります。

ただし、接続先が光回線となる場合は注意が必要です。スーパーG3は固定電話回線であれば問題なく利用できますが、光回線を使用していると、回線の状態によっては通信エラーが発生する可能性があります。

その際には、G3での送受信に切り替える必要が生じ、結果として通信に時間がかかってしまいます。状況次第では、FAXの運用自体を見直すことも検討すべきかもしれません。

メール

FAXの代わりに、メールでデータをやり取りする方法もあります。メールは日常的に使い慣れていることがメリットですが、誤送信や添付ファイルの容量制限といったリスクに注意が必要です。

また、メールでよく指摘される課題として「PPAP問題」があります。PPAPとは、パスワード付きzipファイルを用いてデータを送信する方法の略称で、以下のような手順を指します。

• P：パスワード付きzip暗号化ファイルを送ります
• P：パスワードを送ります
• A：暗号化
• P：プロトコル

PPAPはかつて多くの企業で利用されてきましたが、通信経路を盗聴された場合に脆弱性があり、セキュリティリスクが懸念されるため、現在は廃止が進んでいます。そのため、今後のFAX代替手段としては推奨されません。

ビジネスチャット

Microsoft TeamsやSlack、Chatworkなどのビジネスチャットは、リアルタイムでのコミュニケーションが可能で、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話などの機能を備えています。

PDFや画像ファイルの送信にも対応しており、FAXの代替ツールとして活用できます。特に、通知機能によって新着メッセージにすばやく気づける点は、即時性を求められる業務において有効です。

ただし、やり取りが増えると情報の整理が難しくなり、重要なメッセージを見逃す恐れがあるという課題もあります。

また、セキュリティポリシーの観点から、ビジネスチャットの利用範囲を社内に限定している企業もあり、社外との情報共有には向かないケースもあります。

クラウドストレージ

「Googleドライブ」や「Dropbox」、「OneDrive」などのクラウドストレージを活用すれば、文書の共有や編集が可能です。共有リンクを送信するだけで良く、チャット同様にペーパーレスでの運用が可能です。

また、データが一元管理されるため、従業員間での情報共有も容易になります。

クラウドストレージは、ファイルやフォルダにアクセス権限を設定することでセキュリティを強化できるため、相手先企業の同意があれば社外とのやり取りも可能です。

ただし、通知機能が限られており、届いた内容を確認するにはストレージへのアクセスが必要なため、FAX機より受信に気づきにくい点がデメリットです。

クラウドFAX

クラウドFAXは、インターネット回線を通じてFAXの送受信ができるサービスです。

専用機器や電話回線を必要とせず、既存のFAX業務を変えずにデジタル化できる点が特長です。受信FAXの自動振り分けや誤送信防止などの機能を備えたサービスもあり、仕分けの手間や人為的なミスの削減にもつながります。

また、インターネット環境があれば、自宅や外出先でもFAXの送受信が可能なため、場所にとらわれない柔軟な働き方が実現します。