FAX業務はインターネットでできる？　インターネットFAXの概要から選び方まで解説

インターネットFAXの使い方

インターネットFAXの操作方法はシンプルで、使用にあたり特別な知識やスキルは求められません。紙を使用するFAXとの互換性もあり、従来型のFAX機を使用している取引先ともやり取りができます。

インターネットFAXの送受信方法には、「メールベース」と「Webベース」の2つの方式があります。

メールベース

FAXを受信する際は、指定したメールアドレス宛てにFAXデータが転送されます。FAXを送信する際は、宛先に相手のFAX番号とインターネットFAXサービス特有のドメインを指定し、FAXデータをメールに添付して送信します。

Webベース

専用のWebサイトやアプリケーションを通じてFAXの送受信を行います。受信したFAXに書き込みをしたり、振り分けをしたりできるなど、メールベースと比べて多機能・高機能な操作が可能です。

どちらの方式もデジタルデータでの送受信となるため、確認のためにプリントアウトする必要はありません。

また、受信側が従来のFAXを利用している場合は、インターネットFAXサービス側でFAXデータをアナログデータに変換して送信されます。

インターネットFAXの料金相場

インターネットFAXの料金体系は初期費用、月額料金、送受信料金を組み合わせて構成されており、各サービスで異なります。

初期費用の相場

初期費用の相場は、1,000円～5,000円程度が目安です。とはいえ、差が大きく、初期費用が発生しないサービスから、数万円かかるサービスまであります。

初期費用が高めに設定されたサービスの中には、受信FAXをデータ化するために従来のFAX機に取りつける専用アダプターのレンタル費用が含まれるケースもみられます。

月額料金の相場

インターネットFAXの月額料金は、各サービス間で差があるものの、1,000円前後が一般的です。なかには、月額料金が発生しないサービスもある一方で、高度な機能や大量の送受信にも対応したサービスでは、30,000円を超える場合もあります。

送受信料金の相場

送受信料金の体系も、サービスごとに異なります。受信費用は、月額料金のみで追加料金が発生しないケースや、特定の枚数まで無料の場合が一般的です。送信費用は、1枚あたりの料金が設定された従量課金制が主流です。

通常、FAXの受信が多い企業では、月額料金内で受信が無料になるサービスのほうが割安になります。また、送信業務が中心となる企業では、送信単価の安いサービスや、月額料金に一定の無料送信枠が含まれたサービスのほうがコスト削減につながります。

インターネットFAXのメリット

インターネットFAXのメリットは、場所を問わず柔軟にFAX業務が行える点です。インターネット環境とデバイスがあれば、外出先や出張先、自宅からでもFAXの送受信が可能です。

また、FAXをデジタルデータとして保存できるため、ペーパーレス化を推進できる点も利点です。必要なFAXデータのみを印刷すれば良いため、紙代やインク代などの印刷コストを削減できます。

さらに、デジタルデータでの一元管理が可能になることで、FAXの保管・管理にかかる手間が大幅に軽減します。パソコンやクラウドストレージに保存すれば、紙のFAXでは必須だった物理的な保管スペースも不要です。手作業による煩雑なファイリング作業も発生しません。

検索機能を活用すれば、必要なFAXデータを瞬時に見つけ出せるため、情報へのアクセスが容易になる点もメリットです。

インターネットFAXのデメリット

一方で、インターネットFAXの導入に際して把握しておくべきデメリットもあります。1つは、一部のサービスで既存のFAX番号を引き継げない場合があることです。

また、インターネットに接続できない環境や、インターネット回線のトラブル発生時には、FAXを送受信できません。

そのほか、利用には月額料金や送受信料金など、コストがかかる点も考慮しておきましょう。

FAX送受信をメール感覚で一元管理

「まいと～く Cloud」の魅力は、一般的なメールソフトと同じ感覚で簡単に操作できる点です。送信、受信、メール添付送信といった主要な操作をすべて一画面で完結できます。

感覚的に使えるUIのため、操作方法の習得にかかる時間が短縮され、導入にあたって、ITに不慣れな従業員の負担を軽減できます。

豊富な機能でFAX業務を効率化

「まいと～く Cloud」には、企業の多様なニーズに応える機能が豊富に揃っています。以下は代表的な機能です。

上記に加え、より高度なニーズに対応するオプション機能もあります。例えば、管理者承認フローを組み込んで二重チェックできる誤送信防止オプションは、ヒューマンエラーによる情報漏洩リスクを低減できる機能です。

そのほか、システム連携オプションにより、FAX業務の自動化も実現できます。帳票システムで作成した納品書の自動送信、受注した注文書のOCR（文字の画像データをテキストデータに変換する技術）への自動受け渡しなどが可能です。

インターネットFAXの課題も解決

一般的にインターネットFAXのデメリットとして挙げられる課題も、「まいと～く Cloud」なら解決できます。

既存のFAX番号を変更したくない場合には、複合機連携オプションを使用することでFAX番号を変更せずにクラウド化が可能です。そのため、取引先への連絡や名刺・封筒の変更といった手間を省けます。

また、受信FAXに手書きで記入したいケースでは印刷やスキャンの手間が発生しがちですが、アノテーション機能を活用すれば印刷せずにパソコン上で直接コメントを記載できます。紙の管理や保管場所の確保も不要になるため、業務効率化につながります。

情報システム部門なしでも簡単導入

「まいと～く Cloud」の導入や運用に、専門的な知識やスキルは必要ありません。クラウドサービスなのでサーバーの構築や電話回線の準備、メンテナンスは不要です。

情報システム部門がない企業や専任の担当者がいない企業においても、導入時の負担が軽減され、メンテナンスにかかる手間も削減できます。

安心のサポート体制

「まいと～く Cloud」では、導入から運用までトータルサポートする体制が整っています。

不明点があれば、電話やメールで問い合わせできるヘルプデスクも利用が可能です。また、専門スタッフが対応するリモートサポートやユーザー専用のWebサイトも用意しています。

さらに、有償の運用支援サービスでは、要望に応じたきめ細やかなセットアップ支援や、実際の業務に合わせた利用方法の提案なども行っています。

「まいと～く Cloud」では無料トライアルを実施しているため、FAX業務の効率化を検討している企業様は、ぜひお試しください。