FAXが送れない原因を徹底解説！　FAX業務をスムーズにする方法も紹介

1.FAX番号の間違い

FAX番号に誤りがあると、送信先がわからず送信できないか、または誤った宛先に送信されてしまいます。

一度送信を実行したFAXは、基本的に取り消しができません。存在しない番号に送信してしまうと、複合機が再送を繰り返し、最終的にエラーとして表示されます。再送の間、ほかのFAXの送受信にも影響が生じ、送信できなくなります。

2.FAX回線が使用中

相手がFAXを受信しているときは、「ツーツー」という通話中を示す音が聞こえます。FAXの受信中は、ほかのFAXを受信できない仕組みです。

相手が通話中の場合、一定時間経過後にシステムが自動で再送を試みます。しかし、タイミングが悪いと再送できず、「回線が使用中」という旨のエラーが出力されます。

相手が通話中のため送信できないときは、時間的な間隔を置いてから手動で再送を試みるのが確実です。

3.受信側のトナーや用紙切れ

送信先の複合機の用紙やトナーが切れている場合、FAXは受信できません。消耗品不足が原因で受信側が受信できなくても、発信側には「送信完了」と出力されるため、エラーの存在を確認できません。

相手先がFAXを確実に受信できていることを、電話などの他の手段で確認する必要があります。

4.受信側が着信拒否設定をしている

相手先のFAXで受信拒否設定がされていると、FAXが届かない原因になります。特に、番号通知のないFAXを受信拒否しているケースがよく見られます。

複合機では、送信時に電話番号や会社名を通知する設定が一般的です。しかし、自社の設定で番号非通知にして利用していることもあります。不要な場合は、複合機の設定で発信者名を変更し、番号通知を有効にしましょう。

非通知設定を維持する場合は、宛先の前に「186」を入力し、個別に番号を通知することで、受信拒否を防げます。

複合機の設定変更や個別の番号通知設定を利用するには、NTTのナンバーディスプレイ登録が必要です。

5.FAXケーブルの挿入ミス

FAXケーブルの接続不良も、FAXを送信できない原因の1つです。FAXケーブルが複合機本体に適切に挿入されていない場合、FAXの送受信に支障をきたします。複合機のポートを確認し、FAXケーブルが正しく接続されているか確認しましょう。

また、セキュリティ対策として、早朝や夕方、休日などに電話回線を遮断する企業もあります。このような場合、企業のセキュリティにより、営業時間外にはFAXの送受信ができなくなります。

6.メモリー容量の不足

複合機には、データを保存するメモリーが搭載されています。メモリーの容量が不足するとFAXを送信できません。「メモリーがいっぱいです」と出力されます。

メモリー不足が原因の場合は、必要のないデータを削除するか、圧縮により保存データの容量を少なくすることで対処します。

7.光回線の環境下での使用

ひかり電話（光回線）の利用が原因で、FAXの送受信に問題が生じることがあります。これは、FAXが基本的にアナログ回線用に設計されているためです。光回線では、FAXの動作が保証されないため、FAXを送信できないことがあります。

光回線を利用してFAXを送受信するには、FAX通信規格であるスーパーG3のサポートがあるか、光回線提供事業者がアナログ回線と同等の品質保証を行っているかを確認する必要があります。条件を満たせば、複合機の通信開始速度の調整により、FAXを送受信することが可能です。

8.電話回線の設定ミス

電話回線の種類が正しく設定されていないと、FAXを送信できなくなります。電話回線は地域や利用しているサービスによって異なります。

基本的に、電話回線はFAX接続時に自動で設定されるため、手動で行う必要はありません。しかし、一部のアナログ回線では、回線の種別を正しく判別できないことがあります。自動設定がうまくできないときは、手動での設定が必要です。

回線の種類がわからないときは、通信サービスの提供者に確認します。

9.オンフックキーの設定ミス

オンフックとは、受話器を置いたままダイヤルできる設定のことです。オンフックがオンの設定でないと、FAXを送信できないことがあります。

基本的に複合機は、常時オンフックになっています。手動で番号を入力する場合はオンフック状態になっているか確認してから送信しましょう。オンフックは、複合機の操作パネルから設定できます。

10.複合機の故障

ここまでに紹介した  いずれの状況にも該当しない場合は、複合機の故障も疑われます。

送信先に関わらずFAXの送信ができず、エラーメッセージが常に表示されている状況であれば、複合機が故障している可能性があります。保守契約を結んでいる場合は、複合機の保守会社に故障について問い合わせましょう。

ビジネス上の機会損失やトラブルにつながる

FAXを利用して送信する文章には、発注書や見積書、支払通知書などがあります。いずれも期日までに相手先に届かない場合、トラブルにつながる可能性がある書類です。受発注ミスやビジネス上の機会損失が生じることも考えられます。

取引先や顧客との信頼関係に影響が及ぶ

FAXが相手先に届かないと、原因に関わらず、顧客や取引先との関係に問題が生じる可能性があります。不達を放置するとクレームに発展することもあるため、不達防止や不達時の迅速な対応を心がけましょう。

不達管理の手間がかかる

FAXの送信ができない問題は、受信者側の設定や状況も大きな原因です。そのため、送信時の状況を適切に管理し、状況に応じたリダイヤルが必要です。

FAXの不達件数によっては管理や再送に手間がかかり、担当者の負担が重くなることもあります。大量送信を実行する際は、担当者だけで管理するのは現実的ではありません。

解決策として、送信状況を確認できるシステムの導入がおすすめです。また、システム上で不達を検知して自動で再送するシステムを構築することもあります。

メリット1：送信結果を一覧で管理できる

クラウドFAXサービスの多くは、システムの管理画面で送信結果を確認できます。また、送信エラーが発生した場合でもシステム側で自動的に再送処理が行われるため、FAXを迅速かつ確実に送信できます。

メリット2：インターネット上で操作が可能

クラウドFAXサービスは、インターネット環境があれば利用できます。複合機などを用意しなくても、パソコンやスマートフォンなどから容易にFAXの操作ができます。

インターネットに接続できる環境であれば、オフィス外にいてもFAXの送受信内容を確認できるのがメリットです。

利用できる環境が限定されないため、ペーパーレスや業務効率化が期待できるだけでなく、BCP対策にも役立ちます。