クラウドPBXでFAXを利用するには？ 使う際の注意点も解説
クラウドPBXの導入を検討する中で、「FAXは従来通り使えるのか」と不安を感じる方もいるでしょう。電話対応の効率化やテレワークへの対応を目的にクラウドPBXへ移行したい一方で、受発注書や契約書類など、現在でもFAXが業務に欠かせない企業も多いのが実情です。
今回は、クラウドPBXでFAXを利用する主な方法と注意点を紹介します。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、これまでオフィス内に設置していた「主装置（PBX）」をクラウド上に配置し、インターネット回線を通じて内線・外線通話を行う電話システムのことです。従来のPBXでは、専用機器の設置や配線工事、定期的な保守対応が必要でしたが、クラウドPBXではこれらの物理的な設備が不要となります。
スマートフォンやPCを内線端末として利用できるため、在宅勤務や外出先からでも会社の代表番号で電話対応が可能です。場所に縛られない柔軟な働き方を支えるインフラとして、多くの企業で導入が進んでいます。
クラウドPBXで複合機のFAXが利用できなくなる？
クラウドPBXの導入を検討する際、多くの担当者が不安に感じるのが「FAXは使えなくなるのでは」という点です。結論から言えば、適切な設定や方法を選べばFAXは引き続き利用可能です。
ただし、従来と同じ環境でそのまま利用できるとは限りません。クラウドPBXはインターネット回線を利用する仕組みである一方、複合機のFAX機能はアナログ電話回線を前提に設計されています。この「回線の違い」が、クラウドPBXではFAXが使えないといわれる主な理由です。
しかし実際には、アナログ回線を残す方法や、変換機器を利用する方法、あるいはFAXそのものをクラウド化する方法など、選択肢は複数あります。
次項では、クラウドPBXでFAXを利用する方法について解説します。自社の業務フローやFAXの利用頻度に合わせて最適な方法を選びましょう。
クラウドPBXでFAXを利用する方法
クラウドPBXを導入したからといって、必ずしもFAXを手放す必要はありません。契約書や発注書など、今なおFAXが業務に不可欠な企業も多いでしょう。
ここでは、クラウドPBX導入後もFAXを継続利用するための方法を紹介します。それぞれメリットや注意点が異なるため、自社の運用に合う方法を検討する際の参考にしてください。
アナログ回線を残す
最もシンプルな方法が、FAX用にアナログ回線を残すという選択です。クラウドPBXを導入する際、すべての電話回線をIP化せず、FAX専用として既存のアナログ回線を継続利用します。
この方法のメリットは、現在使用している複合機やFAX番号をそのまま使える点です。新たな機器の購入や設定変更がほとんど不要なため、導入時の負担が少なく、トラブルも起きにくい方法といえます。
一方で、回線を完全に一本化できないため、月額基本料金が残る点はデメリットです。それでも「FAXの安定性を最優先したい」「業務上どうしてもFAXが必要」という企業にとっては、現実的で安心感のある選択肢といえます。
変換アダプターを使用する
既存のFAX機や複合機を活かしたい場合、アナログ回線を残す方法以外にも有効な選択肢があります。その1つが、変換アダプターを利用する方法です。
変換アダプターは、アナログ信号をデジタル信号に変換し、インターネット回線を通じて通信できるようにする機器です。
この方法の大きなメリットは、FAX番号や操作方法を変えずに済む点です。現場の従業員が新しい操作を覚える必要がなく、業務への影響を最小限に抑えられます。
ただし、インターネット回線の品質によっては通信が不安定になる場合があります。また、複合機の設定が「スーパーG3モード」になっていると正常に送受信できないケースもあるため、事前の確認が必要です。導入前には、機器メーカーやサービス提供会社への相談をお勧めします。
光電話対応の複合機を使う
クラウドPBXと光回線に対応した複合機を組み合わせることで、FAXを利用する方法もあります。対応機種であれば、アナログ回線を残さずにFAX運用が可能です。回線を一本化できる点は大きなメリットで、通信環境の管理がシンプルになります。
ただし、光電話対応の複合機は種類が限られており、機器の買い替えコストが発生する点には注意が必要です。「ちょうど複合機の入れ替え時期」「将来的に回線を整理したい」といったタイミングであれば、有力な選択肢になりますが、無理に選ぶ必要はありません。
クラウドPBXのFAX機能を利用する
クラウドPBXに付帯する「インターネットFAX」を利用する方法です。これは、FAXの送受信をすべてインターネット上で完結させる仕組みで、スマートフォンやPCからPDF形式でFAXを確認できます。
紙や複合機が不要になるため、ペーパーレス化や業務効率化に直結します。出社せずともFAXの確認や送信ができるため、テレワークとの相性も抜群です。
一方で、取引先によっては「紙のFAXでのやり取り」を前提としている場合もあります。自社だけでなく、取引先の運用も踏まえた上で導入を検討することが大切です。FAXの使い方を見直す良い機会として、段階的に移行する企業もあります。
クラウドPBXのFAX機能を使う際の注意点
クラウドPBXに搭載されているFAX機能（インターネットFAX）は便利ですが、従来の複合機FAXとは仕組みや使い方が大きく異なります。そのため、導入後に「思っていた運用と違った」「現場が混乱した」という声が出るケースも少なくありません。
ここでは、クラウドPBXのFAX機能を利用する前に押さえておきたい注意点を解説します。事前に理解しておくことで、導入後のトラブルや運用の行き違いを防げるでしょう。
複合機と併用できない
クラウドPBXのFAX機能を利用する場合、従来の複合機FAXとの併用はできません。理由は、FAXの送受信経路が根本的に異なるためです。
インターネットFAXでは、FAX信号が複合機を経由せず、クラウドPBXを通じて直接スマートフォンやPCへ送られます。そのため「受信はクラウド、送信は複合機」といった使い分けは難しく、運用を統一する必要が生じます。
この点を理解せずに導入すると、「複合機で送れない」「どこにFAXが届いたのかわからない」といった混乱が起きる可能性があります。クラウドPBX導入後は、FAXの送受信をクラウド上に一本化する前提で、社内ルールや業務フローを整理しておくことが重要です。
インターネット回線の品質に影響を受ける
クラウドPBXのFAX機能は、インターネット回線を通じて送受信します。そのため、回線が不安定な環境では、FAXの遅延や送信エラーが発生する可能性があります。
特に、複数人が同時にオンライン会議や大容量データの送受信を行う時間帯は、回線が混雑しやすく注意が必要です。業務で安定したFAX運用を求める場合は、回線速度だけでなく「安定性」を重視したインターネット環境を整えることが必要です。
FAX業務が多く組み込まれている企業ほど回線品質の影響を受けやすいため、導入前にネットワーク環境の見直しも検討すると安心です。
データ容量や枚数に制限がある
クラウドPBXやインターネットFAXのサービスによっては、月間の送受信枚数や、1回あたりのデータ容量に上限が設けられている場合があります。
特に、受注書や図面などページ数の多いFAXを扱う部署では、想定以上に枚数を消費してしまうこともあります。全社一律で導入するのではなく、部署ごとのFAX利用頻度や送受信枚数を事前に把握しておくことが重要です。
上限を超えると追加料金が発生したり、一時的に送信できなくなったりするケースもあるため、料金プランや制限内容はしっかり確認しましょう。
まとめ
クラウドPBXの導入は、電話業務の効率化や働き方の柔軟性向上に大きく貢献しますが、FAXの扱いについては慎重な判断が必要です。安定したFAX環境を優先するのであれば、電話はクラウドPBXへ移行しつつ、FAXは固定電話回線（アナログ回線）で運用する方法が現実的でしょう。
一方で、FAXの電子化やペーパーレス化を進めたい場合には、クラウドFAXの活用がお勧めです。クラウドFAXサービス「まいと～く Cloud」であれば、FAXの送受信をメール感覚で一元管理でき、通信の暗号化やIPアドレス制限などのセキュリティ機能も備えています。
自社の業務内容や取引先の運用を踏まえて「FAXを残すのか、環境を変えるのか」を検討し、最適な形を選んでみてください。
