FAXの電子帳簿保存法への対応はどうする？　受信・送信別に解説

電子データで受け取る場合

電子データとして受信できる複合機やFAXを利用している場合、電子帳簿保存法上の電子取引として扱われます。そのため、受信したFAXのデータは、定められたルールに従って保存しなければなりません。電子データの保存にあたっては、真実性の確保と可視性の確保が重要になります。

真実性の確保

真実性の確保とは、電子取引で扱うデータについて、受領後に内容が書き換えられていないことを証明するための要件です。保存データの信頼性を示すため、以下4つの方法が定められています。

これらの条件のうち1つを満たせば、真実性の確保が認められます。

可視性の確保

可視性の確保とは、電子取引のデータを必要なときにすぐ確認できる状態に整えるための要件です。電子帳簿保存法では、可視性について3つの要件が示されており、原則としてすべてを満たす必要があります。

具体的には、以下の要件を整備します。

紙で受け取る場合

紙で受け取る場合は、電子帳簿保存法における電子取引とはみなされません。そのため、紙のまま保存する運用が可能です。

一方で、業務の効率化や管理のしやすさを考え、受信したFAXを電子化して保管する場合は、電子取引の保存ではなく、スキャナ保存としてのルールに沿った対応が求められます。

具体的には、一定以上の解像度での読み取り、タイムスタンプの付与、データの修正や削除の履歴を確認できる仕組みの利用が必要です。

上記の要件を満たした上で保存すれば、スキャン後に紙の原本を廃棄でき、保管スペースの削減や文書管理の効率化につながります。

電子データで送る場合

電子データを送信する場合、そのやり取りは電子帳簿保存法における電子取引として扱われます。

そのため、送信した書類の電子データは、後から内容を書き換えていないことを説明できる状態を保ち、必要なときにすぐ確認できる形で保存しなければなりません。

また、送信履歴を残すだけでは不十分なため、保存方法や管理ルールを含めた電子帳簿保存法の規定に沿った運用が求められます。

紙のスキャンが必要な場合

紙の書類を読み取って送信するタイプのFAXを使用した場合、そのやり取りは電子帳簿保存法上の電子取引としては扱われません。そのため、送信した書類は紙のまま保管する運用が可能です。

また、一定の条件を満たしていれば、スキャナ保存として電子化し、データで管理することも認められています。

なお、送付先が複合機などを利用し、受信内容を電子データとして取得している場合であっても、送信側が紙原本をもとにFAX送信していれば、送信側における取引区分はあくまで書面での取引となります。

メリット① コスト削減

電子帳簿保存法では、取引関係書類を一定の要件を満たした形で保存する必要があります。紙のFAXを印刷・保管する運用では、保管スペースの確保や管理コストが継続的に発生します。

FAXを電子データとして受信・保存することで、紙やインクなどの消耗品だけでなく、法令対応のための保管スペースや管理作業にかかるコストを削減できます。

特に文書量が多い企業では、電子保存への移行が中長期的なコスト最適化につながります。

メリット② 業務効率の向上

ペーパーレス化により、FAXの受信から保存、検索までをデータ上で一元管理できるようになります。これにより、電子帳簿保存法で求められる「検索性の確保」や「適切な保存管理」に対応しやすくなります。

受信したFAXを自動で電子保存し、日付・取引先・金額などで検索できる環境を整えることで、税務調査や社内確認時にも迅速に書類を提示できます。結果として、法令対応と日常業務の効率化を両立できます。

メリット③ セキュリティ強化

電子帳簿保存法への対応では、保存データの改ざん防止や管理体制の整備も重要なポイントです。FAXをペーパーレス化し、電子データとして管理することで、アクセス権限の設定や操作履歴の記録が可能になります。

これにより、紙書類の紛失や無断閲覧といったリスクを抑えつつ、内部統制を強化できます。

また、クラウドFAXサービスを活用すれば、データの暗号化やバックアップにも対応しやすくなり、法令対応とセキュリティ対策を同時に実現できます。

メリット④ 柔軟な働き方の実現

インターネット環境があればFAXをパソコン上で確認・保存できるため、オフィスにいなくても電子帳簿保存法に準拠した運用を継続できます。

在宅勤務や外出先からでもFAX書類の確認・保存が可能になることで、特定の担当者や出社状況に依存しない体制を構築できます。業務の属人化を防ぎつつ、法令対応を安定的に継続できる点も大きなメリットです。