自動FAX送信サービスとは？ メリットや選択のポイントを解説
FAXを利用した業務は、現在でも多くの企業で行われています。しかし、「紙の印刷」「宛先入力」「送信確認」などの工程には手作業が多く、時間と労力がかかる点が課題です。
こうしたFAX送信業務の負担を軽減できるのが、「自動FAX送信サービス」です。システムやクラウドを通じてFAXを自動で送信できるため、作業の効率化はもちろん、人為的なミスの防止にもつながります。
今回は、自動FAX送信サービスの仕組みや導入メリット、選ぶ際に押さえておきたいポイントを解説します。
自動FAX送信サービスとは
自動FAX送信サービスとは、PCや業務システムからFAXを自動送信できるサービスのことです。従来のように帳票や見積書などを一度出力してFAX機にセットし、番号を入力して送信するという手間が省けます。
例えば、受発注システムや販売管理システムなどと連携することで、指定条件に基づき自動的にFAXを送信することも可能です。大量のFAXを送る業務でも、複数の宛先に一括送信できるため、作業時間を大幅に短縮できます。
サービス形態には、社内サーバーにシステムを構築するオンプレミス型と、インターネット経由で利用できるクラウド型があります。
近年はクラウド型が主流になっており、導入コストが低く、どこからでも利用できる点が特長です。
自動FAX送信サービスのメリット
自動FAX送信サービスを導入すると、従来のFAX業務にかかっていた時間やコストを大幅に削減できます。手作業による送信ミスや待ち時間、紙の管理など、アナログなFAX運用にありがちな課題をシステムが自動で解消してくれるため、業務の効率化と情報管理の精度向上の両立が可能です。
ここでは、自動FAX送信サービスの主なメリットを解説します。
送信の工数を削減できる
自動FAX送信サービスを使えば、これまで人手で行っていたFAX送信作業を自動化できます。
そのため、見積書や納品書などの帳票を出力してFAX機にセットし、番号を入力して送るという一連の工程が不要になります。
特に、取引先が多く大量のFAXを送信する企業では、1件ずつ手動で送る作業が大きな負担となります。そのため、自動化することで、その負担を大幅に削減できます。
また、複数宛先への一括送信にも対応しているため、同じ内容を多数の取引先に送る場合でも数クリックで完了します。FAX回線の空き時間を待つ必要もないため、業務全体のスピードアップにつながります。
送信結果を一元管理できる
従来のFAXでは、送信履歴がそれぞれのFAX機で個別に管理されているため、送信結果の確認や再送の判断に手間がかかっていました。
しかし、自動FAX送信サービスなら、送信日時や宛先、結果（成功／失敗）といった情報をまとめて管理できます。
もし送信エラーが発生した場合も、原因をすぐに特定して再送や別手段での対応が可能です。こうした仕組みにより、FAXの不達による取引トラブルや機会損失を防げるだけでなく、社内での進捗共有もスムーズになります。
営業時間外にも送信できる
自動FAX送信サービスには送信予約機能が搭載されており、夜間や休日などの営業時間外でもFAXを自動で送信できます。深夜や早朝にFAXを送る場合でも、担当者が出勤して操作する必要はありません。
時間に縛られない送信が可能になることで、担当者は手動送信に費やしていた時間を削減し、より付加価値の高いコア業務に集中できます。
誤送信を防げる
FAXの誤送信は、顧客情報や機密情報の漏洩につながる重大なリスクです。
自動FAX送信サービスでは、システム上に事前登録してあるFAX番号を利用することで、手作業で番号を入力する必要がなくなります。その結果、手作業による番号入力ミスを防止でき、ヒューマンエラーを大幅に減らせます。
誤送信防止は、顧客との信頼関係維持やコンプライアンス遵守の観点からも重要であり、自動FAX送信サービスの導入は情報セキュリティ対策としても有効です。
自動FAX送信サービスを選ぶ際のポイント
自動FAX送信サービスは、多くの企業で業務効率化やコスト削減のために導入が進んでいます。しかし、サービスによって機能や対応規模、料金体系が異なるため、導入前にしっかりと比較、検討することが重要です。
ここでは、自動FAX送信サービスを選ぶ際に確認したいポイントを6つ紹介します。
FAXの保有回線数と種類
回線数が多いサービスであれば、数千件規模のFAXを同時に送信することも可能で、処理速度が大幅に向上します。特に、キャンペーン案内などは、大量のFAXを扱う業務では回線数の多さが業務効率を左右します。
また、通信キャリアが限定されているサービスでは、地域や宛先によって通信の安定性に差が出る場合も少なくありません。複数の通信事業者に対応しているサービスを選ぶことで、より安定した送信が期待できます。
送信できる件数と通信速度
自動FAX送信サービスには、同時に送信できる件数や月間送信件数の上限が設定されている場合があります。
例えば、1回に100件までしか送信できないサービスでは、大量の取引先へ送る際に分割送信が必要になり、業務効率が下がることもあります。そのため、自社のFAX送信件数や利用頻度を把握した上で、上限件数が十分かどうかを確認することが大切です。
また、通信速度も重要です。送信速度が遅いと処理が滞り、業務全体のスケジュールに影響を与える可能性があります。サービス提供会社の仕様書などで、同時送信性能や通信処理能力の目安を確認しておくと良いでしょう。
システム連携のしやすさ
業務の自動化や効率化を重視する場合は、システム連携のしやすさも重要です。
特に、販売管理、在庫管理、受発注システムなどとAPI連携できるかどうかは大きな判断基準になります。API対応サービスであれば、受注データや出荷情報をもとにFAXを自動送信するなど、人的作業を最小限に抑えた運用が可能です。
また、自社業務に合わせたカスタマイズの柔軟性や、導入支援を行っているかどうかも確認ポイントです。ベンダーが公開している導入事例や業種別活用例をチェックすれば、自社に適した運用イメージをつかみやすくなります。
機能
自動FAX送信サービスには、以下のように業務の利便性を高める様々な機能が搭載されています。
- 予約送信機能
送信時間を指定して、夜間や休日に自動送信できる。
- 自動返信機能
FAX受信後に、定型メッセージを自動で返信できる。
- 差し込み印字機能
取引先名や注文番号などを自動で挿入して送信でき、パーソナライズされた送付が容易になる。
さらに、リモートワークや外出先からの利用を想定して、自宅PCやタブレット、スマートフォンからFAX送信を行えるかどうかも重要な確認事項です。自社の働き方や業務体制に合わせて、どの機能が必要かを整理しましょう。
コスト
サービスを導入する際には、初期費用、月額料金、送信ごとの従量課金など、コスト構造を明確に把握することが大切です。
料金体系はサービスによって大きく異なり、送信件数が多い企業向けの定額プランから、小規模事業者向けの従量制プランまで様々です。自社のFAX送信頻度に応じたプランを選ぶことで、コストパフォーマンスを最適化できます。
また、無料トライアルやデモ利用が提供されている場合は、実際に操作性や速度を確認してから契約するのがお勧めです。
料金の安さだけで判断せず、サポート体制や機能とのバランスを考慮して、長期的なコストメリットを見極めましょう。
システムの安定性やサポート体制
送信処理が遅れたりシステム障害が発生したりすると、重要な取引の遅延や信頼低下につながるおそれがあります。そのため、サービスの稼働率（稼働実績）や、SLA（サービス品質保証）、SLO（サービスレベル目標）を事前に確認しておくことが重要です。
また、ベンダーのサポート体制も見逃せません。トラブル発生時にすぐ対応してもらえるのか、サポート窓口の対応時間はいつまでか、といった点をチェックしておくと安心です。
信頼性の高いベンダーを選定し、システムの安定性やサポート内容を事前に把握しておくことが、スムーズなFAX業務の継続につながります。
FAX送信の自動化なら「まいと～く Cloud」
自動FAX送信サービスを検討している場合は、「まいと～く Cloud」がお勧めです。
「まいと～く Cloud」は、FAXをメールのような感覚で送受信できるクラウド型FAXサービスです。
業務システムとのAPI連携や CSV連携が可能で、受注システムなどで発行された注文書や納品書を自動でFAX送信できます。複数宛先への一括送信や大量送信にも対応しており、一度の操作で多くの宛先を自動送信できるのも大きな強みです。
また、送受信のログや履歴をクラウド上で一元管理できるため、誰がいつどこへ送ったかや送信結果状況を簡単に追跡・管理できます。これにより、管理コストの削減とFAX業務全体の可視化が可能です。
さらに、安定性にも定評があり、大量のFAX送信にも耐えうる堅牢なシステムを採用しています。トラブル発生時も専門スタッフによる丁寧なサポートが受けられるため、初めてクラウドFAXを導入する企業でもスムーズに運用できます。
まとめ
自動FAX送信サービスは、従来のFAX業務に比べて大幅な効率化とコスト削減を実現できるツールです。システムから直接FAXを送ることで、送信作業の手間や誤送信のリスクを減らし、業務のスピードと正確性を高められます。
導入時には、回線数や通信速度、連携性、コスト、サポート体制などをしっかりと比較検討し、自社の業務規模や運用スタイルに合ったサービスを選びましょう。
