FAXを使い続けているのは日本だけ？　廃止するメリットや代替手段を紹介

FAXは企業間取引の重要なツール

FAXの利用は確実に減ってきてはいるものの、特定の業界や業種では、今もなお欠かせないコミュニケーションツールです。

特に、小売業や卸売業、製造業などでは、FAXで発注書や見積書のやりとりをする文化が根強く残っています。これらの業界では、オフィスワークと異なり1人1台のパソコンがない現場環境が多く、紙で出力されるFAXが連絡手段として重宝されています。

また、受信したFAXに手書きで書き込みをして別の部署に引き継いだり、再送信したりする業務フローが定着しているためです。

このように、紙の帳票でやり取りすることが前提となっているため、完全にデジタルに移行するには業務フローの大幅な見直しが必要です。

そのほか、医療機関や警察などの公共機関でも、FAXはセキュリティ面で信頼されている手段のひとつです。従来から、FAXは電話回線を使用するため、インターネット経由の攻撃を受けにくいという理由で利用されてきました。

取引先や顧客がFAXを利用しているため

FAXを廃止できない大きな理由のひとつが、取引先や顧客との関係です。「取引先がFAXを使っている限り、自社もFAXを利用せざるを得ない」という企業は少なくありません。

例えば発注書や請求書など、相手からFAXで送られてくる場合、それを受信できなければ業務が止まってしまいます。

特に製造業や卸売業、建設業などの業界では、FAXが今も業務の基本インフラとなっているため、自社だけが先行して廃止することはビジネス上のリスクとなります。

確実性があるため

FAXは送信時に「送信結果レポート」が自動で出力されるため、書類が正しく送られたという証拠がその場で得られます。

送信後にトラブルが起きた際にも安心材料となり、ビジネス上の信頼性を担保する重要な機能といえるでしょう。

また、FAXは物理的に紙を出力するため、相手が必ず目にするという点もメリットです。メールのように迷惑メールに紛れたり、見落とされたりするリスクが低く、重要な連絡手段として安心して使えます。

ITツールよりも比較的簡単に使えるため

FAXは操作がシンプルで、複雑な設定が不要です。送信先の番号を入力し、原稿をセットして送信ボタンを押すだけで完了します。

一方、メールやクラウドツール、専用アプリなどは、導入や運用のための初期設定、セキュリティ対策、社内教育などが必要になる場合が多く、ITに不慣れな人にとってはハードルが高いのが現実です。

特に高齢の従業員が多い職場や、デジタル化にコストをかけにくい中小企業では、あえてFAXを使い続けているケースも少なくありません。

テレワークに対応しやすくなる

FAXを使用するには、オフィスに設置されたFAX機器を操作する必要があります。そのため、FAXが業務の一部に組み込まれていると、在宅勤務中の従業員が対応できず、FAX対応のためだけに出社を強いられることもあります。つまり、テレワーク制度があっても十分に活用できません。

FAXを廃止し、メールやクラウドサービスに切り替えることで、書類の送受信がどこからでも可能になり、場所に縛られない柔軟な働き方を実現できます。働き方改革を推進する上でも大きなメリットといえるでしょう。

ペーパーレス化によるコスト削減が期待できる

FAXは紙を前提とした通信手段であるため、紙やインク、トナーといった消耗品が必要になります。

さらに、保守費用や電話回線の基本料金など、ランニングコストも継続的に発生します。

FAXを廃止してペーパーレス化を進めることで、これらのコストを大幅に削減可能です。また、紙の書類が不要になることで保管スペースを削減でき、オフィスの省スペース化にもつながります。

データ管理が容易になる

FAXで送られてきた紙の書類は、ファイリングや保管といった作業が必要となり、探したいときに見つからない、紛失するといったリスクがあります。

一方、FAXを廃止し、デジタルデータで文書をやりとりすれば、フォルダー分けやキーワード検索、バックアップなどが容易になります。

クラウドサービスと連携すれば、部署間での情報共有もスムーズになり、業務のスピードと正確性が格段に向上するでしょう。

セキュリティの強化につながる

紙のFAXは一度送信すれば相手の手元に届くため、誤送信が発生した際に回収が困難であり、重大な情報漏洩につながるリスクがあります。

また、オフィス内でFAXを取りに行く途中に他の人に見られてしまうなど、意図しない情報漏洩の可能性も否定できません。

一方、電子データでのやり取りであれば、送信相手を特定した上でアクセス権限を設定したり、暗号化によって改ざんや盗聴を防止したりと、より高度なセキュリティ対策を講じることが可能です。

特に個人情報や機密情報を扱う業務では、FAXよりも安全な手段への移行が急務となっています。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネット上のサーバーにファイルを保管し、複数のユーザーでアクセス・共有ができるサービスのことです。代表的なサービスには、GoogleドライブやDropbox、OneDriveなどがあります。

クラウドストレージを利用すれば、紙の書類を印刷してFAXで送る必要がなくなり、データをクラウド上にアップロードし、共有リンクを送るだけで情報を届けることが可能です。

さらに、リアルタイムでの共同編集や履歴管理、アクセス制限なども可能なため、業務のスピードと正確性が向上します。セキュリティ面でも、パスワード保護や二段階認証などを活用することで、安全な情報共有が実現できます。

ビジネスチャット

社内向けのビジネスチャットは、メールよりもスピーディーにやり取りできるコミュニケーションツールで、社内のさまざまな部署とスムーズな連携に寄与します。「Slack」や「Chatwork」、「Microsoft Teams」などが代表的なツールです。

テキストチャットに加えて、ファイルの共有、グループ機能、タスク管理などの機能も備えており、情報共有や業務連携の手間を大幅に軽減できます。

従来FAXで行っていた書類のやり取りも、チャット上でPDFや画像ファイルを添付して送信するだけで完結します。

さらに通知機能により、送信した情報が見逃されにくくなる点もメリットです。

クラウドFAX

「FAXはまだ必要。でもペーパーレスで使いたい」という企業におすすめなのが、クラウドFAXです。クラウドFAXは、FAXの送受信をインターネット上で行えるサービスです。

クラウドFAXサービス「まいと～く Cloud」では、FAXの送受信をメールのように一元管理でき、紙を使わずにデジタルでやり取りできます。受信したFAXの閲覧・共有・振り分けも簡単です。外出先や自宅からでも確認できるため、テレワークにも適しています。

FAX業務の効率化を検討している企業様は、ぜひご検討ください。