FAXでの注文がやめられない理由は？ 代替手段や注意点も解説
多くの企業では、FAXによる注文業務を見直したいと考えているものの、取引先の慣習や自社の運用体制などの理由から、廃止が容易ではない状況が続いています。その結果、非効率な業務が発生し、担当者の負担が増大するケースも見受けられます。
では、なぜFAXの利用はこれほど継続されているのでしょうか。また、現実的な代替手段は存在しないのでしょうか。今回は、FAXでの注文がやめられない理由を整理した上で、代替手段や移行時の注意点について解説します。
FAXでの注文がやめられない理由
多くの企業でDXや業務効率化が進む一方、FAXによる注文業務が依然として残っている企業は少なくありません。以下では、その背景にある主な理由について解説します。
取引先の都合と習慣
FAX注文が継続されている最大の理由は、取引先側の都合や長年の業務習慣にあります。
多くの取引先が紙の注文書をFAXで送付する運用を続けており、受注側としてはそれに合わせざるを得ない状況が生まれています。特に中小企業や高齢層の多い業界では、FAXが標準的な連絡手段として定着しています。
長く定着した業務フローを変更することに対して心理的な抵抗があり、受注側から「FAXの使用をやめてほしい」と依頼することは、取引関係への配慮から難しい場合もあります。その結果、現状を維持する選択が取られやすくなっています。
記録としての安心感
FAXは紙の形で記録が残るため、証拠としての信頼性が高い点も採用され続ける理由のひとつです。受信した注文書をそのまま保管できるため、トラブル発生時にも確実な証拠として提示しやすく、重要な取引ほどFAXが選ばれる傾向があります。
加えて、電子帳簿保存法や社内規定によって紙での保存を前提としている企業もあり、デジタル化への移行が進みにくい要因となっています。
導入と運用にかかるコスト
FAXによる受注業務を、EDIや受注管理システムなどの電子化された仕組みに切り替える場合、システム導入に伴う初期費用や設定作業が発生します。
加えて、単にツールを導入するだけでなく、受注から処理、社内システムへの連携までを含めた業務フロー全体の見直しが必要となり、一定の時間と労力を要します。
また、取引先ごとに接続方式や運用ルールが異なる場合、個別対応が必要になるケースもあり、運用負荷やコストが想定以上に膨らむことも少なくありません。
そのため、導入・運用にかかるコストや工数に対して十分な効果が見込めない場合には、現行のFAX運用を継続するほうが現実的であると判断されるケースが多く見られます。
従業員のITスキルが不十分
職場によっては、デジタルツールの操作に不慣れな従業員が多く、新たなシステムの導入が業務負担につながることがあります。
その点、FAXは長年利用されてきた手段であり、特別なITスキルを必要とせずに運用できるため、教育コストが発生しにくく、業務への影響も最小限に抑えられます。
このような背景から、現場の混乱を避ける目的で、FAXによる注文業務が継続されている企業も多く存在します。
FAXに代わる受注の手段
FAX業務の非効率さを感じつつも、完全廃止に踏み切れない企業は少なくありません。そのような企業には、FAXの代替となる受注手段を段階的に導入する方法が有効です。
ここでは、FAXに代わる代表的な受注方法について解説します。
クラウドFAX
クラウドFAXは、従来のFAXをインターネット経由で送受信できる仕組みです。受信したFAXを電子データとして管理できる点が大きな特長で、自動でのフォルダ分けや保存によって、紙の管理や手入力作業を大幅に削減できます。
また、送信側である取引先は従来通りFAXを利用できるため、新たなシステム導入や操作変更を求める必要がありません。そのため、自社だけでスムーズにデジタル化を進めることができ、取引先との業務フローを維持したまま運用を切り替えられます。
一方、サービスによっては既存のFAX番号を引き継げない場合があり、取引先に番号変更の案内が必要となります。ただし、番号ポータビリティや転送機能を提供するサービスを選ぶことで、影響を最小限に抑えられる場合もあります。
メール
メールを受注手段として利用する方法は、低コストかつ導入しやすい点が魅力です。既存のメール環境をそのまま活用できるため、取引先への負担も比較的小さく済みます。
ただし、注文内容の入力や管理を手作業で行う必要があるため、業務効率化には限界があります。また、誤送信や情報漏洩といったセキュリティリスクに加え、PPAP(パスワード付きZIPファイルの送付)による運用も、近年セキュリティ上の課題が指摘されています。
ビジネスチャット
ビジネスチャットを受注窓口として活用する方法もあります。リアルタイムのやり取りが可能なため、確認や修正を迅速に行える点がメリットです。取引状況に応じて、販促や情報共有にも活用できます。
一方で、重要な取引情報を扱うためには適切なセキュリティ対策が不可欠です。また、企業によっては社外とのチャット利用を制限している場合もあるため、導入には注意が必要です。
Web-EDI
Web-EDIは、インターネットを通じて企業間で受発注データを直接やり取りするシステムです。手作業が大幅に減り、リアルタイムで受注処理ができるため、業務効率化に大きく貢献します。取引履歴も自動で記録され、管理負担が軽減されます。
ただし、初期費用が高額になる場合があり、取引先にも同様のシステムの導入が必要です。また、従業員や取引先に対して、操作方法を説明・共有するための対応も不可欠です。
クラウド型BtoB受発注システム
クラウド型BtoB受発注システムは、注文から納品までをオンラインで一元管理できるシステムです。インターネット環境があれば利用でき、受注データもリアルタイムで処理されます。サーバー構築や保守が不要で、初期費用を抑えやすい点もメリットです。
一方で、月額利用料が発生することや、サービスによっては高度なカスタマイズが難しい場合があります。また、取引先の協力が不可欠なため、FAXを完全に廃止するためには一定の調整が必要です。
FAXによる注文をやめる際の注意点
FAX注文の廃止は、業務効率化やDX推進に大きく寄与する一方、十分な準備を行わずに進めると、現場の混乱や取引先とのトラブルにつながる恐れがあります。
ここでは、スムーズに移行するために押さえておきたい主な注意点を解説します。
業務フローの見直しを行う
FAX注文の廃止にあたっては、単に受注手段を変更するだけではなく、業務フロー全体の見直しが不可欠です。受注から処理、出荷、請求までの一連の流れを整理し、新しい運用方法を明確に定義する必要があります。
策定した業務フローは、関係部署を含め組織全体で共有し、誰が対応しても同じ手順で業務が遂行できる体制を整えることが重要です。
社内への説明と研修を行う
FAX注文の廃止を円滑に進めるためには、社内の理解と協力が欠かせません。なぜFAXを廃止するのか、新しいシステムによってどのようなメリットが得られるのかを明確に説明することが求められます。
あわせて、操作研修やマニュアルの整備を行い、特定の担当者に依存しない仕組みを構築することで、現場の不安や抵抗感を軽減できます。
電子帳簿保存法に対応する
FAX注文を電子化する場合、電子帳簿保存法への対応は不可欠です。注文データの保存方法や検索性、改ざん防止といった法的要件を満たしているかどうかを、導入前に確認する必要があります。
これらの要件への対応が不十分なまま運用を開始すると、監査時の指摘やコンプライアンスリスクにつながる可能性があります。そのため、法令対応を前提としたシステムの選定が重要です。
注文業務の効率化にはクラウドFAXの導入が有効！
取引先への影響を最小限に抑えたい場合は、クラウドFAXの導入が有効な手段となります。取引先は従来通りFAXで注文できる一方、受注側ではデータとして受信、管理できるため、段階的な移行が可能です。
FAXの利用をすぐに廃止することが難しい場合でも、クラウドFAXを導入しておくことで、将来的なデジタル化への移行準備を進めやすくなります。
注文業務を効率化したい企業には、クラウドFAXの「まいと～く Cloud」がお勧めです。FAXの送受信をメール感覚で一元管理でき、業務システムとの連携にも対応しています。
帳票システムで作成した納品書の自動送信や、受信した注文書をOCRへ自動連携するなど、注文業務の自動化を実現できます。
また、サーバーの構築やメンテナンス、専用の電話回線は不要です。初期導入や運用の負担を最小限に抑えられるため、情報システム部門がない企業でもスムーズに導入できます。
まとめ
FAX注文がやめられない背景には、取引先の慣習や記録としての安心感、コストやITスキルの問題など、複数の要因が存在します。無理に廃止を進めるのではなく、業務フローや法令対応を確認しながら、クラウドFAXなどを活用して段階的に移行することが重要です。自社に合った方法を選び、注文業務の効率化を進めていきましょう。
