テレワークでFAX業務は可能？ 主な課題とテレワークでクラウドFAXを利用するメリット

FAX業務のために出社が必須となる

紙のFAXは、FAX機や複合機といった物理的な機器を必要とします。利用者は、機器のある場所まで足を運ばなければ、FAXの確認や送信ができません。

本来、企業は柔軟な働き方や業務効率化の推進、非常時対応などを目的にテレワークを導入します。それにもかかわらず、従業員がFAX対応のためにオフィスへの出社を余儀なくされれば、本末転倒です。

さらに、テレワーク勤務者がFAX対応で通勤を強いられれば、移動時間や労力の負担が増し、不満や業務効率の低下を招く原因となります。

加えて、出社を前提とするFAX業務に依存する体制は、従業員の出社が困難な非常時に、事業の継続性を阻む要因となり得ます。

業務効率が低下する

紙FAXは、在宅勤務では利用が難しく、テレワークの業務運用に支障をきたすことがあります。

テレワーク時にオフィスのFAX機や複合機でFAXを受信した場合、従業員は紙の書類をわざわざ取りに行かなければなりません。すぐに出社できない場合は、オフィスにいる関係者に連絡して、FAXの確認や転送、送信を依頼する必要があります。

また、テレワーク中にFAXを送信する必要が生じた場合も、オフィスにいる従業員に送信代行を依頼するか、自身が出社して対応しなければならず、業務効率の低下を招きます。

テレワーク環境にいる従業員は、オフィスの業務状況の把握が困難です。同僚がFAX対応を頼める状況かどうかは、本人に尋ねないとわからないため、FAX対応を依頼すること自体に心理的抵抗や遠慮が生まれる可能性もあります。

そもそもFAX対応を頼める従業員がオフィスにいなければ、業務が滞ります。この場合、業務スピードが落ちるだけでなく、受信確認に手間取ることによる顧客対応の遅れや納期遅延が発生するリスクもあります。

情報漏洩のリスクがある

テレワーク環境で紙FAXを利用する業務は、情報漏洩リスクを高める可能性があります。

例えば、テレワーク中にオフィスでFAXを受信すれば、受け取るまでの間は、紙の書類がFAX機の周辺に放置される可能性があります。その書類に機密情報が記載されていた場合、第三者がその書類を持ち出せば、重大な情報漏洩となります。

また、従業員が業務のために紙のFAX用紙を自宅に持ち帰った場合も、紛失や盗難などのリスクが生じます。

こうしたFAX業務に伴う情報漏洩は、企業の情報リテラシーの低さを印象づけ、顧客からの信頼低下に直結しかねません。さらには、法的責任に発展するリスクもあります。

場所を問わずFAXの確認・返信ができる

クラウドFAXを導入する大きなメリットは、特定の場所に縛られない働き方が可能になる点です。インターネット環境とデバイスさえあれば、従業員はオフィス以外の自宅や外出先などからもFAXの確認や送信が行えます。

紙FAXのようにオフィスで対応する必要がなくなるため、テレワークで勤務する従業員の時間と労力を削減できます。テレワーク環境における柔軟な働き方を後押しし、従業員満足度の向上にもつながるでしょう。

業務効率の向上につながる

紙FAXとクラウドFAXの大きな違いは、内容の確認から送信、保存まで、すべてデジタルデータで一元管理する点です。紙の書類が不要となるためにペーパーレス化が促進され、テレワーク環境での業務効率を向上させます。

クラウドFAXを活用すれば、手元のデバイスで受信の通知を受け取り、確認したFAXにブラウザー上で直接書き込みをしたり、返信用の原稿を作成したりして返信できます。

すべてをデバイス上で処理できることから、手間のかかるFAXの請求書や納品書の確認、送信作業も効率的に行えます。

紙FAXによるテレワーク環境では難しい緊急時の対応を迅速化し、機会損失を防げるでしょう。

クラウドFAXを利用すると、システム上に送受信履歴が残ります。過去のFAXを閲覧するために、わざわざオフィスへ足を運ぶ必要はありません。検索機能を備えたクラウドFAXであれば、テレワーク先からでも最新のFAX情報へ瞬時にアクセスできます。

このようにシステム上でリアルタイムにFAX情報が共有されることにより、テレワーク環境での作業効率の向上が期待できます。

セキュリティを強化できる

クラウドFAXで採用されているのは、すべてのデジタルデータを暗号化し、クラウドサーバー上で管理する仕組みです。

さらに、アクセス権限やIPアドレス制限、送受信ログなどの機能を搭載したサービスもあり、改ざんや不正アクセスなどのリスクを低減します。

クラウドFAXに置き換えることで、オフィスに届いたFAXの放置や持ち出しに伴う書類の紛失、盗難など、テレワークにおける紙FAXに起因したリスクは消失します。

FAX送受信をメール感覚で一元管理

Webブラウザーの一画面のみで、一般的なメールソフトのようにFAXの確認、送信、メール添付などの操作を完結できます。新たにソフトウェアやアプリケーションをインストールする必要がなく、導入が容易です。

直感的に使えるUIが採用されており、PCの操作に不慣れな方でも使いやすい利便性の高さは「まいと～く Cloud」の魅力です。誤送信防止機能を搭載し、FAX業務でよくみられる送信ミスの防止にも配慮されています。

クラウド化でいつでもどこでもFAX業務が可能

FAXの閲覧、振り分け、共有といった一連の業務をすべてクラウド上で行えます。デバイスとインターネット環境があれば、テレワークや出張先からでも、オフィスと同じようにFAXへの円滑な対応が可能です。

クラウドFAXを導入すれば、自然災害や交通マヒなどで出社できない場合にオフィス以外の場所でFAX業務の継続が可能なため、企業のBCP対策としても有効です。FAXを紙の書類で持ち出す必要がなく、紛失のリスクもありません。

業務システムと連携したFAX業務を自動化

「まいと～く Cloud」は、既存の業務システムとの連携機能を搭載しています。帳票システムで作成した納品書の自動送信や受信した注文書のOCRへの自動受け渡しなど、さまざまなFAX業務の自動化が実現可能です。

定型業務の自動化は、手作業によるFAX業務の負担を軽減するだけでなく、人的ミスの削減にもつながります。従業員はコア業務に集中できるようになり、生産性の向上が期待できます。

安心のサポート体制

導入から運用に至るまで、手厚いサポート体制が整っています。専門スタッフが電話やメールで相談に応じるヘルプデスクのほか、リモートサポートも提供されており、テレワーカーにとっても大きな助けとなるでしょう。

導入や運用にあたって、サーバーの構築やメンテナンス、電話回線は必要ありません。情報システム部門がない企業様でも安心して導入を進められます。

「まいと～く Cloud」の機能やサポート体制についてより詳しく知りたい方は、以下よりご確認ください。