FAXの管理をデジタル化して効率を高める方法｜従来のFAXの課題と解決策を解説

ヒューマンエラー

手書きのFAXの場合、文字のかすれや筆跡のクセによって内容を正確に読み取れないケースがあります。数量の誤認識や商品コードの見間違いが発生すると、確認のための電話やメールでのやり取りに時間を要し、業務の遅延につながります。

FAXの内容を基幹システムや顧客管理システムに転記する際には、見間違いや誤入力のリスクが伴います。こうしたミスはデータ精度の低下を招き、誤った商品の発注や数量の間違いなど、深刻なトラブルの原因となります。

送信時のFAX番号入力ミスによる誤送信も大きな課題です。送信先を間違えると取引先に迷惑をかけるだけでなく、業務フローの混乱を招きます。

業務の非効率性

FAX機や複合機まで書類を取りに行く移動時間、届いたFAXを担当者ごとに仕分けして配付する作業に多くの時間がかかります。1日に数件であれば大きな負担にはなりませんが、受信件数が増えるほど担当者の貴重な時間が奪われていきます。

営業担当者が外出中にFAXが届いた場合、すぐに対応することは困難です。顧客からの問い合わせや急ぎの注文に応えられず、ビジネスチャンスの損失や顧客満足度の低下を招くおそれがあります。

FAX機や複合機といった物理的な機器に依存する業務フローは、テレワーク導入の大きな障害となります。在宅勤務では受発注業務を遂行できないため、担当者は出社を余儀なくされ、柔軟な働き方の実現が困難になります。

セキュリティリスク

紙で出力されたFAXは紛失のリスクが高く、情報漏洩につながる可能性があります。複合機からの回収忘れやデスク上への放置によって、顧客の個人情報や契約内容が第三者の目に触れる危険性があります。

また、災害時には紙の書類が失われることで業務が継続できなくなるBCP対策の弱さも深刻な問題です。紙FAXの場合、地震や水害による物理的な被害だけでなく、交通マヒで出社できない状況になっただけでも、受発注業務がストップしてしまいます。

コストの増大

紙のFAX運用では、印刷用紙やインク、トナーといった消耗品費が継続的に発生します。複合機のリース費用や保守費用、専用のアナログ回線の維持費用も無視できないランニングコストとして企業の負担となります。

受発注書は税法上の理由から一定期間の保管が義務付けられているため、大量の紙を保管する物理的なスペースが必要です。

保管場所の確保に費用がかかるだけでなく、不要になった書類のシュレッダー処理や廃棄にも手間とコストが発生します。

複合機（PC-FAX機能）

複合機に搭載されているPC-FAX機能を活用すれば、PCから直接FAXを送受信できます。受信したFAXはデータ化されるため、紙への印刷が不要になり、検索性も向上します。

既存の複合機を活用できるため、新たな機器の導入が不要で追加コストを抑えられる点が大きなメリットです。ただし、複合機が被災すると業務が停止するため、災害時のBCP対策としては十分とはいえません。

また、高度なシステム連携機能には対応していないケースが多く、機能面での制約があります。

FAXソフト

PCにインストールするFAX送受信専用のソフトウェアを使う方法もあります。FAXモデムと組み合わせて使用することで、PC上でFAXの管理が完結します。

送受信履歴の管理やアドレス帳機能など、業務効率化に役立つ機能が搭載されており、紙を介さないデジタル運用が可能です。既存の電話回線を活用できるため、FAX番号を変更する必要もありません。

一方で、FAXサーバーの構築や運用には専門知識が必要となり、初期導入費用も比較的高くなる傾向があります。

クラウドFAX

クラウドFAXは、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行うサービスです。従来のようにFAX機や専用の電話回線を用意する必要がなく、PCやタブレットから利用できます。

送受信履歴はクラウド上で一元管理できるため、検索や共有が容易になります。過去のFAXを探す手間を削減できるほか、対応状況の把握にも役立ちます。

さらに、サーバーの構築や運用が不要なため、初期投資を抑えながら導入できます。インターネット環境があれば場所を問わず利用できることから、テレワークやBCP対策にも有効です。

運用ルールを明確にする

FAX送受信の承認フローや保管期間、廃棄ルールなどを事前に策定しておくことが重要です。

デジタル化によって業務プロセスが変化するため、誰がどのタイミングで確認、承認を行うのか、データをどのフォルダ[9.1][編集者9.2]ーで管理するのか、どのような条件で削除または保存するのかといった具体的な運用手順を定めておく必要があります。

特に受発注業務では、処理の遅れや確認漏れが取引トラブルにつながる可能性があります。通知方法や担当者不在時の代替対応フローも含めて整理しておくことで、属人化の防止や業務の標準化につながります。

また、マニュアルの整備や従業員への周知、教育を行うことで、新しい運用体制へのスムーズな移行が実現します。

セキュリティ対策を確認する

デジタル化されたFAXデータは、サイバー攻撃や不正アクセス、内部不正などのリスクにさらされます。そのため、導入するサービスが、通信の暗号化、アクセス制御、操作ログの取得などの技術的なセキュリティ機能を十分に備えているかを確認することが不可欠です。

また、IPアドレス制限や多要素認証（MFA）などの追加的な対策が可能かどうかも重要な判断材料となります。万が一のインシデント発生時に備え、ログの保存期間や追跡体制についても確認しておきましょう。

さらに、社内においてもIDやパスワードの適切な管理、定期的な権限の見直し、従業員へのセキュリティ教育を徹底することが求められます。システムの安全性だけでなく、運用面の管理体制を含めて対策を講じることが、情報漏洩リスクの低減につながります。

法対応を確認する

FAX業務のデジタル化では、個人情報保護法や電子帳簿保存法など、関連する法規制への対応状況を確認する必要があります。

特に電子帳簿保存法では、電子データの保存方法や検索機能の確保など、一定の要件が定められています。要件を満たしていない場合、法令違反となる可能性があります。

導入前に法令や社内規程を整理し、システムが必要な要件を満たしているかを確認することで、将来的なリスクを回避できます。