パソコンからFAXを送る方法とは？ お勧めの手法を3つ紹介
パソコンで作成した書類をFAXで送るには、一度印刷しなくてはならず手間とコストがかかります。
また、FAX番号に間違いがないかを確認したり送付状を添付したりすることを面倒に感じる方も多いでしょう。実はこのような手間をかけなくても、パソコンからFAXを送る方法があります。
今回は、パソコンからFAXを送るお勧めの方法やそれぞれのメリット、デメリットを紹介しますので、FAXの手間を省きたい方はぜひご覧ください。
パソコンからFAXを送る方法1：PC-FAX
PC-FAXとは、パソコンと複合機を接続してFAXを送受信することです。FAXを送信するときはパソコンから複合機にデータを送信し、固定電話回線を経由してFAXを送ります。
また、FAXを受信するときは固定電話回線を経由して複合機に 届いたデータをパソコンに送り、パソコンの画面に表示する仕組みです。
ここではPC-FAXを利用するにあたって必要なものや、PC-FAXのメリット、デメリットを紹介します。
PC-FAXの利用に必要なもの
PC-FAXの利用に必要なものは、以下の通りです。
- 固定電話回線
- 複合機
- パソコン
パソコンからFAXを送れるとはいえ、紙でのFAX送受信と同様に、必要な整備や機器を用意しなくてはなりません。ただし、もともと紙でのFAX送受信を行っていた場合は、既存の電話回線や複合機をそのまま使用できます。
なお、複合機とはプリンター、スキャナー、FAXなどの機能が搭載された機器のことです。機種によってはPC-FAXの機能を搭載されていない場合もあるため、対応機種かどうかを事前に確認する必要があります。
PC-FAXのメリット
PC-FAXのメリットは、PC-FAXに移行した後でも必要に応じて紙でのFAX送受信ができることです。
また、既存の複合機がPC-FAXに対応している場合は新たな機器を購入する必要がなく、初期コストを抑えられるメリットもあります。
PC-FAXのデメリット
PC-FAXのデメリットは、既存の複合機にPC-FAX機能が搭載されていない場合、新たな複合機を購入する必要があり初期コストがかさむことです。
また、既存の複合機にPC-FAX機能が搭載されていても、OSの種類によってはPC-FAXができない場合があります。PC-FAX機能が搭載されているかどうかだけでなく、接続するパソコンがPC-FAX機能に対応できるかも確認しましょう。
パソコンからFAXを送る方法2：FAXソフト
FAXソフトとは、固定電話回線を使ってパソコンから直接FAXを送受信するためのソフトです。FAXソフトを導入すればパソコンがFAX機として機能するようになるため、複合機を用意する必要がありません。
PC-FAX対応の複合機がなく、なおかつ固定電話回線経由でFAXを送受信したい場合に向いている方法です。以下にてFAXソフト導入にあたって必要なものやメリット、デメリットを解説します。
FAXソフトの利用に必要なもの
FAXソフトの利用に必要なものは、以下の通りです。
- FAXソフト
- 固定電話回線
- パソコン
- モデム（モデム内蔵のパソコンがある場合は不要）
FAXソフトにはさまざまな種類があり、無料で使えるものと利用料金が発生するものがあります。コスト面を考えると無料のFAXソフトを選びたいところですが、自動返信や大量送信、FAX文書の振り分けなどの機能は有料になるのが一般的です。
自社に必要な機能を洗い出し、無料のFAXソフトと有料のFAXソフトのどちらにするかを考えましょう。
FAXソフトのメリット
FAXソフトのメリットは、PC-FAX対応の複合機を導入するよりコストが安く済む点です。自動返信などの機能が不要な場合は、無料のFAXソフトでも十分に対応でき、さらにコストを抑えられます。
有料のFAXソフトで機能を追加したり、新たにモデムを購入したりする場合でも、複合機の導入と比べて安価で済むでしょう。
FAXソフトのデメリット
FAXソフトのデメリットは、パソコンの電源を常に入れておく必要がある点です。パソコンの電源を切ってしまうと、その間に送受信されたFAXのデータが残らず、見逃しが発生する可能性があります。
また、FAXソフトはインターネット回線ではなく、固定電話回線を利用してFAXデータを送受信するため、固定電話回線の契約が必要です。
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パソコンからFAXを送る方法3：クラウドFAX
クラウドFAXとは、インターネット回線を利用してFAXを送受信する方法です。クラウド上で FAXのデータを送信できるだけでなく、相手から届いたFAXもクラウドに保管されるため、場所を問わず内容をすぐに確認でき、スムーズなやり取りが可能です。
準備や設定が簡単で、契約後すぐにパソコンからFAXをやり取りできるようになるため、導入に手間をかけたくないときに向いています。クラウドFAXを利用する際に必要なものやメリット、デメリットを紹介します。
クラウドFAXの利用に必要なもの
クラウドFAXの利用に必要なものは、以下の通りです。
- パソコン
- インターネット回線
ちなみにパソコンではなく、タブレットやスマートフォンからも利用可能なクラウドFAXもあります。
クラウドFAXのメリット
クラウドFAXのメリットは、PC-FAXやFAXソフトなどの方法と比べてコストが安い点です。パソコンとインターネット回線があればFAXをやり取りできるため、新たに機器やソフトを用意する必要がありません。
また、オフィス以外の場所からもFAXを送受信できる点もメリットです。外回り中や出張中、在宅勤務中などにFAXを送る必要が出てきたときでも、スムーズに対応できるでしょう。
さらにサービスによってはパソコンでFAXを送受信するだけでなく、定型文挿入や自動仕訳などの機能も利用可能で業務効率化にも役立ちます。
クラウドFAXのデメリット
クラウドFAXのデメリットは、月々の固定料金＋FAXを送受信した数に応じた従量料金がかかる点です。また、インターネット回線の契約内容によっては、FAXの送受信の回数が増えるほど受信料がかさむ場合があります。
クラウドFAXは、新たにサービスを契約する必要があり、手間がかかる点もデメリットです。サービスによって準備するものやコストが変わるため、どのような使い方をしたいのかを明確にした上で、クラウドFAXの運営企業に相談してみましょう。
パソコンからFAXを送るなら「まいと～く Cloud」
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以下のような便利な機能が多数搭載されていることも「まいと～く Cloud」のメリットです。以下のような便利な機能が多数搭載されていることも「まいと～く Cloud」のメリットです。
- 受信したFAXへの自動返信
- 定型文やスタンプによる返信作成
- 送受信したFAXの自動振り分け など
さらにオプションで誤送信防止機能やシステム連携機能をつけることも可能です。ただ単にパソコンからFAXを送るだけでなく、FAX業務の効率化につながります。
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さらに有償ではありますが、企業の要望に応じたセットアップや利用法の提案といった運用支援にも対応可能です。
まとめ
パソコンからFAXを送る方法として、「PC-FAX」「FAXソフト」「クラウドFAX」などがあります。それぞれ特徴や機能、コストなどが異なるため、自社の使い方を明確にして、どの方法が合っているかを考えましょう。
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