FAX番号を変えたくない！　クラウドFAXを利用する方法や選び方も解説

顧客や取引先へFAX番号変更通知が必要になる

FAX番号が変更になる場合、取引先や顧客に対して事前通知が必要です。特に、FAXでのやり取りが多い相手に対してはできるだけ早めに通知して、スムーズに移行できるようにしておかなくてはなりません。

しかし、FAX番号の変更通知は、顧客や取引先が多いほど手間がかかります。また、通知してもすぐに相手側で認識してもらえないこともあるため、移行期間中の転送などの対策も必要です。

名刺、封筒、ホームページなどの修正が必要になる

FAX番号を変更すると、ホームページなど、FAX番号の記載があるあらゆる媒体の修正が必要です。

名刺やパンフレットなどの印刷物の修正にはコストがかかります。番号変更にあたり、どこにどのくらいの費用がかかりそうか予算を組み、計画的な修正の実行が重要です。

修正漏れや修正遅れが発生すると、機会損失が生じるだけでなく、企業の信頼性が低下するおそれもあります。

システムの再設定が必要になる

FAX番号の変更は、社内で使用しているシステムにも影響が生じる可能性があります。利用するクラウドFAXによっては複合機などの再設定を要する場合もあるためです。PCに接続されている場合は、PC側の設定を変更しなければならないケースもあります。

既存システムの再設定の有無は利用するサービスで異なるため、ベンダーからサポートを受けつつ丁寧に処理する必要があります。

取引先からの送信間違いやミスが増える

FAX番号の変更を通知しても、取引先においてすべて変更が処理されているとは限りません。取引先が古いFAX番号を誤って使用することで、送信ミスが起こり、FAXが正常に届かなくなる可能性があります。

また、新しい番号として「050」から始まる番号を取得する場合も注意が必要です。「050」の番号は送信エラーでFAXが届かないと報告されることもあるためです。

そもそも「050」から始まる番号は認知度が低く、会社の実在性を疑われる場合があることから、ビジネス利用には不向きです。FAX番号を新たに取得する場合は、「050」を避けて、市外局番で取得することをお勧めします。

転送サービスを利用する

今までのFAX番号を利用できる方法のひとつに、転送サービスの利用があります。従来のFAX番号で受信したものを、あらかじめ設定した別のFAX番号宛てに転送するサービスです。

相手側が既存のFAX番号宛てに送信し、転送先のFAX番号にデータが送られることで、新しいFAX番号にFAXが届く仕組みです。

受信のみの場合、相手側に新しいFAX番号を知らせる手間がかかりません。ただし、番号の変更が不要なのは受信時のみです。

送信時には、新たに取得したFAX番号を利用します。また、転送に伴って利用料金が発生する点も考慮する必要があります。

主な転送サービスは以下の通りです。

• ボイスワープ（NTT東日本、NTT西日本）
• 着信転送サービス（KDDI）
• おとくライン（ソフトバンク）

ナンバーポータビリティ（番号移転）を使う

クラウドFAX申し込みの際に、ナンバーポータビリティ（番号移転 ）を利用する方法もあります。電話番号やFAX番号は現状のまま、事業者のみを変更する制度です。

ただし、ナンバーポータビリティを利用できるFAX番号には条件があります。「050」番号は基本的に利用できません。また、対応しているクラウドFAXは限られます。

さらに、受信時にはそのままの番号が利用できるものの、送信時には新たなFAX番号が使用されます。利用料金がかかるため、毎月のコストに加算される点にも注意が必要です。

ナンバーポータビリティを提供している主な回線事業者は以下の通りです。

• NTT東日本
• NTT西日本
• KDDI
• ソフトバンク

ナンバーポータビリティが可能な条件は？

ナンバーポータビリティの利用は、対応しているクラウドFAXでの契約が条件です。また、現在使用しているFAX番号がNTTやソフトバンクなどで双方向性番号ポータビリティに対応している必要があります。

さらに、対応している電話番号は限られています。具体的に、以下に取り上げる番号以外はサポートの対象外です。

【ナンバーポータビリティ対応の電話番号】
・フリーダイヤル（0120、0800）
・北海道（011）、宮城県（022）
・埼玉県（04，042，048，049）、千葉県（04，043，047，0476）
・東京都（03，04，042，0422，0428，044）
・神奈川県（042，044，045，046，0463，0466，0467）
・山梨県（0428）、愛知県（052，0561，0566，0568，0586）、岐阜県（0586）
・京都府（075）、大阪府（06，072，0725）
・兵庫県（06，072，078，079，0797，0798）、広島県（082）、福岡県（092，093）

料金体系

クラウドFAXでは、月額固定料金、送信・受信の従量料金、初期費用が発生するのが一般的です。それぞれの費用を総合的に比較して検討しましょう。

自社のFAXの利用量を確認して、費用対効果が得られるサービスを選択するのがポイントです。

機能

クラウドFAXは送受信以外にも、様々な機能が搭載されています。コストとの兼ね合いも考えつつ、利用目的に適合するものを選択しましょう。

具体的には、以下のようなものが挙げられます。

• PCやスマートフォンへのメール通知機能
• 送信結果の確認機能
• 履歴管理機能
• 海外FAXの送受信機能

対応デバイスや連携機能

対応デバイスの範囲が広いとFAXの使い勝手が良くなります。PC、スマートフォン、タブレットなどで利用できるか確認しておきましょう。

また、API連携機能が備わっていれば、基幹システムとの連携も容易です。システムからFAXの確認や送信などを指示できるため、効率良くFAXを利用できるようになります。

セキュリティ機能

FAXの送受信では、自社や相手先の重要な情報をやり取りします。情報漏洩などが起こらないように、暗号化やパスワード保護などのセキュリティ面もチェックしておきましょう。

サポート、無料トライアルの有無

不明点やトラブルが生じた際に、迅速に対応できるサポート体制が整っていると安心です。選定時にサポート体制の充実度を確認しておきましょう。

また、サービスの品質を確認するために、無料トライアルを利用することをお勧めします。無料トライアルを通じて、実際の操作感や機能の使い勝手を把握することで、契約前に自社のニーズに合ったサービスかどうかを確認できます。