請求書はFAXで送っても問題はない？ 原本の取り扱いや注意点も解説
請求書の送付方法はメールや郵送が一般的です。しかし、様々な事情によってFAXでの送付を検討している方もいるのではないでしょうか。
今回は、請求書をFAXで送る際の注意点や送付状の書き方、原本の取り扱い方について解説します。取引先とのトラブルを防ぐためにも、ぜひ最後まで読んでみてください。
【結論】請求書はFAXで送っても問題ない
取引先がFAXでの請求書受け取りを了承している場合、FAX送信はマナー違反にはなりません。特に、急ぎで請求書を送る必要があるときなど、一時的な手段としてFAXを使うケースも少なくないでしょう。
ただし、FAXで請求書を送るのは一般的ではありません。現在、多くの企業では請求書の送付方法として郵送や電子メール（PDF添付など）が主流です。FAXでの請求書送信は一般的ではなく、企業によっては受領を拒否されることもあるでしょう。
また、自社都合でFAX送信すると悪印象を与える可能性もあります。取引先に確認せず、自社の都合だけでFAXを使うと「対応が古い」「管理がずさん」といった印象をもたれる場合があります。
FAXで送った場合の原本の取り扱いは？
請求書は、取引の証拠となる重要な書類であり、税務調査などの際に提示を求められることがあります。そのため、FAXで請求書を送った場合、送信した側と受け取った側の双方が、原本の取り扱いに注意する必要があります。
特に、請求書は法人であれば7年間、個人事業主であれば5年間の保存義務があるため、勝手に破棄できません。
請求書の保存方法として、紙の原本をそのまま保存する方法、スキャンしてPDF化する方法、電子データとして管理する方法があげられます。これらの保存方法は、電子帳簿保存法（電帳法）に基づいて規定されています。
それぞれの方法には法的な要件があり、適切な対応が必要です。ここでは、請求書の受け取り方法ごとに適切な保存方法を解説します。
紙で受け取った請求書の保存方法
手渡しや郵送、FAXなどで紙の請求書を受け取った場合、原則として紙のまま保存する必要があります。紙の請求書は、書類庫やキャビネットなどの適切な場所に保管し、法律で定められた保存期間が経過するまでは破棄できません。
一方で、電子帳簿保存法に基づくスキャナー保存方式を利用すれば、紙の請求書をスキャンし、電子データとして保管することも可能です。スキャナー保存の手順は以下の通りです。
【1.請求書の原本をデジタル化】
スキャナーを使用して読み取るか、スマートフォンで撮影する。
【2.データをシステムへアップロード】
取得した画像データを、指定のシステムにアップロードする。
【3.タイムスタンプの付与（必要に応じて）】
画像データには、取得後2か月以内にタイムスタンプを付与する。ただし、訂正や削除の履歴が残るシステムを使用している場合は、タイムスタンプの付与は不要。
【4.規定期間の保存】
データは、法律や社内規定に従い、定められた期間システム内で適切に保管します。
なお、紙と電子の混在保存は原則として認められていません。電子帳簿保存法の要件を満たした場合、スキャン後に紙の原本を破棄しましょう。
電子的に受け取った請求書の保存方法
2005年の「e-文書法」により、請求書を紙媒体ではなく電磁的記録（電子データ）で保存することが認められています。メール添付やクラウドサービス経由で受け取ったPDFやデジタル請求書は、電子データのまま保存することが義務付けられています。電子的に受け取った請求書を保存する際には、以下の点に注意が必要です。
| 真実性の確保 | 改ざん防止のための措置（タイムスタンプの付与やアクセスログの管理）が求められる |
|---|---|
| 可視性の確保 | 請求書を適宜閲覧できる状態にし、税務調査時に迅速に提示できるようにする |
また、かつては電子データを紙に出力して保存することも認められていましたが、電子帳簿保存法の改正により、電子データをそのまま保存しなければならないと定められています。そのため、PDFを印刷して紙で保管する方法は認められなくなりました。
FAXで請求書を送る際の注意点
FAXは迅速に書類を送る手段として便利ですが、誤送信や紛失などのリスクも伴います。特に、取引先との信頼関係を維持するためにも、正確で適切な送付方法を守ることが重要です。ここでは、FAXで請求書を送る際の注意点について解説します。
請求書と送付状を一緒に送る
FAXで請求書を送る際には、送付状を添付しましょう。送付状を付けることで、受け取った側が書類の内容をすぐに把握できるだけでなく、誤って廃棄されるリスクも減少します。
送付状には以下の情報を明記しておくと、仮に担当者以外の人が受け取った場合でも、適切に担当者へ届く可能性が高まります。
2.送付先（会社名・担当者名）
3.発信元・連絡先（会社名・担当者名・電話番号・FAX番号）
4.あいさつ文
5.送付書類名（請求書の件名）
6.送付枚数（送付状を含めた総枚数）
以下は、送付状の文例です。必要に応じて適宜調整してみてください。
送付日：2025年○月○日
送付先：〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
発信元：△△株式会社 〇〇部 〇〇（担当者名）
TEL：000-0000-0000
FAX：000-0000-0000
件名：○○月分請求書送付の件
拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
早速ではございますが、○月分請求書をお送りいたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
送付書類：○○月分請求書（1枚）
送付枚数：合計2枚（送付状1枚＋請求書1枚）
以上、よろしくお願いいたします。
請求書の原本を郵送するか電子データを送る
FAXは便利な送信手段ですが、原本の代わりにはなりません。取引先の管理ルールに沿って、FAX送信後には請求書の原本を郵送するか、電子データの送付が必要です。基本的に、請求書の原本は郵送するのが一般的です。
しかし、電子請求書の運用が広がっており、PDFなどの電子データをメールで送るケースも増えています。取引先によって対応が異なるため、FAX送信前に原本送付の方法（郵送か電子データか）を事前に確認しておくことが重要です。
誤送信に注意する
FAX番号の入力ミスは、ちょっとした不注意で発生するため、慎重に操作することが大切です。送信先のFAX番号を間違えてしまうと、本来意図しない相手に請求書が届いてしまい、情報漏洩につながる恐れがあります。
特に、請求書には企業名・金額・取引内容などの機密情報が含まれるため、誤送信は信用問題に発展する可能性があります。誤送信を防ぐためには、以下の対策を徹底しましょう。
- 送信前にFAX番号を再確認する
- 一度送信履歴を見直し、誤った番号が登録されていないか確認する
- 可能であれば、2名体制で番号チェックする
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送受信対応のクラウドFAXサービス「まいと～く Cloud」を活用すると、FAXの送受信をメール感覚で一元管理でき、業務効率化につながります。請求書をはじめとする書類をWebブラウザー上で確認できるため、紙の印刷や管理が不要になり、ペーパーレス化も促進できます。
また、FAXの閲覧・振り分け・共有をすべてクラウド上で行えるため、自宅や外出先でもオフィスと同じように業務を進めることが可能です。
さらに、業務システムと連携することでFAX業務の自動化を実現し、請求書や見積書の送付作業をよりスムーズに行えます。「invoiceAgent 文書管理」などのシステムと連携すれば、電子帳簿保存法（電帳法）にも対応できるため、法令に準拠した形で電子データの保存・管理が可能です。
原稿の編集機能も充実しており、注文書や見積書に任意のテキストや画像、ハンコなどを簡単に挿入できるため、手書きや印刷の手間を省ける点も魅力です。
加えて、オプションの誤送信防止機能を活用すれば、大切な情報を誤って送信するリスクも軽減できます。導入後は運用支援サービスが付いているため、安心してお使いいただけます。
14日間の無料トライアルでは、実際の使用感をお試しいただけます。FAXでの請求書送付をスムーズにしたいと考えている企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
まとめ
請求書はFAXで送っても問題ありません。しかし、事前に相手先から了承を得ることが大切です。請求書をFAXで送ることは一般的ではなく、無断で送付すると、相手先からマイナスな印象をもたれる可能性があります。FAXで請求書を送る際は、送付状を添付することや誤送信に注意しましょう。
