Web給金帳シリーズ導入事例

株式会社報徳バス様導入事例

旅客自動車運送事業、旅行業

長年の印刷・封入・封緘作業の負担から解放！
「いつでもどこでも明細が確認できるようになった」と従業員から喜びの声も

Web給金帳Cloud 導入

株式会社報徳バス様は福島県内を中心に、貸切バスや送迎バス、観光タクシーなどの旅客自動車運送事業に加え、観光旅行やツアーなどの旅行業まで幅広く事業展開する「いわきタクシーグループ」のバス部門です。環境や人に配慮した車両で、安心と信頼を乗せた快適なバスの旅を提供しています。今回は、自社の給与明細電子化のために導入いただいた「Web給金帳Cloud」に関するお話を、総務部の佐藤様に伺いました。

総務部佐藤様

1.導入の経緯

印刷・封入・封緘作業の負担が大きく、
保管にも気を遣っていた。

導入前に課題に感じていたことを教えていただけますか。

弊社では、グループ会社8社、計220～230名分の給与明細を3名体制で対応しています。以前は、印刷から封入・封緘までの手作業に毎月1日から2日ほどかかっており、負担を感じていました。封緘した給与明細書はその後、車で市内の各営業所まで届け、営業所の総務部担当者から従業員へ手渡ししていました。弊社は従業員の多くがシフト制の勤務形態です。出勤時間がばらばらなため給与明細を一斉配付することが難しく、総務部で一時保管する必要がありました。個人情報ですから、紛失してしまわないよう毎月注意を払って管理していました。

このような業務を長年続けていましたが、複合機でお世話になっている、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社福島支社様から「Web給金帳Cloud」をご紹介いただいたことがきっかけで、導入を検討することになりました。以前から給与明細電子化システム自体は認識していましたが、弊社で導入するのはもっと先のことかと思っていました。

2.導入のポイント

コスト面と対応給与計算ソフトを重視。
従業員から反対の声が多ければ導入は難しかった。

導入のポイントは何でしたか。

システム導入を検討する上で重視したのは、「コスト面」と「使用してる給与計算ソフトに対応しているか」の2点です。紙の給与明細の配付にかかるコストよりも、システムの運用コストが高くなるのは避けたいと考えていました。そのため、給与明細書の専用用紙や封筒代などにかかっているコストと「Web給金帳Cloud」の運用コストを比較しました。結果として、運用コストが従来のコストを上回ることはないとわかり、前向きに検討を進めることができました。また、弊社では「弥生給与」と「給与応援」の2種類の給与計算ソフトを併用しています。どちらにも対応しているシステムだったこともポイントです。

本導入に先立って評価版を利用した際、従業員が「Web給金帳Cloud」の操作にある程度慣れてくれたことも、導入を進める上での後押しとなりました。弊社は比較的年齢層の高い従業員が多く、スマートフォンの操作に不慣れな方も少なくありません。当初は、新しいシステムに対して抵抗を感じるという声も挙がりました。こちらとしても、従業員が、電子化した給与明細をきちんと開封できるか心配していました。実際に電子配付を開始してから、操作に関する質問が寄せられることもありましたが、一人ひとりに寄り添ってレクチャーすることで、次第に慣れてもらうことができました。評価版利用期間で従業員からの反対意見が多ければ本導入には至らなかったかもしれません。

3.導入効果

総務の作業負担、精神的負担が軽減し、
従業員の利便性も向上した。

導入後の効果としてはどのようなことが挙げられますか。

給与明細の準備にかかっていた作業日数が約1日短縮され、人件費や業務負担を削減できました。用紙や封筒の在庫管理や注文作業が不要になったことも助かっています。また、保管中に紛失してしまわないよう気を遣う必要がなくなり、精神的な負担も解消されました。

従業員が給与明細を開封しているかどうかを確認できる機能も便利だと思います。評価版利用中は、電子配付した給与明細を開封して動作確認するよう従業員に案内していました。この機能のおかげで、開封していない従業員を把握して個別にフォローすることができました。本運用に移行してからも、8割程度は開封してもらえています。従業員から「シフトに関係なく、いつでもどこでも給与明細が確認できるようになって便利になった」と好意的な声も挙がっています。

4.今後のご予定