Web給金帳シリーズ 導入事例

アートチャイルドケア株式会社様 導入事例
医療・福祉業

好きなときに給与明細を確認し、
共有PC使用の順番待ちを解消。
ITが苦手な従業員でもスマートフォンで簡単に操作可能。

  • Web給金帳 V3 導入

アートチャイルドケア株式会社様(以下アートチャイルドケア様)は引越サービス事業を核に事業を展開するアートグループの一員として、1989年に発足した保育事業運営会社です。「子育て支援を通して社会に貢献する」を企業理念に、お子様の自主性をのばしていく保育事業を展開しています。特に、お子様の生活リズム改善のため『眠育』という独自の取り組みを取り入れるなど、保育の総合プランナーとして、現在、全国190拠点で認可保育園や東京都認証保育園、小規模保育園、発達支援スクール、また多数の企業内保育園や病院内保育園の運営サポートを行っています。今回は、給与配付/受取作業効率化のためにご導入いただいた「Web給金帳 V3 for 給与奉行(以下Web給金帳)」に関するお話を、人事総務部の部長代理 早野秀人様と、課長代理 関口大介様にお伺いしました。


1.導入の背景

1人1台PCがない環境で、ストレスなく給与明細を受け取れるようにしたい。

「Web給金帳」導入までの経緯をお聞かせください。

「もともと、人事労務システムにOBCさんの『給与奉行V ERP[後期版]』を使っていました。それにオプションとして給与明細の電子化サービスを付けていたので、給与明細の電子化には以前から取り組んでいました。その保守期限が切れるタイミングで、ライセンス数を見直すことにしたのがきっかけです。人事総務部の従業員数に合わせて、既に購入していた5ライセンスから10ライセンスまで拡張したかったのですが、『給与奉行V ERP[後期版]』はすでに販売を終了していて拡張ができませんでした。そこで最新版の『給与奉行V ERP10』に入れ替えることとなり、それに合わせて給与明細の電子化サービスを選定することになりました。」(関口様)

導入前はどのような状況でしたか。

「現在全国190拠点で保育園および発達支援スクールを展開していますが、各拠点にPCを1台、また従業員数30人を超える大きな拠点の場合PCを4~5台設置しており、1人1台PCがある環境ではありません。そのため、毎月給与明細を確認するときは、各拠点でPC使用の順番待ちになってしまい、各拠点でルールを作成して対応してもらうしかありませんでした。なかにはPC操作が苦手な従業員のために、わざわざ施設長がパスワードを聞いて代理で印刷し、手渡しをしているところもありました。また、給与明細データはPDF形式なのでPCの中にどうしてもデータが残ってしまいます。こちらから『ゴミ箱からデータを消しておいてください。』とお願いしていても、徹底されずデータが残ったままになっている状況も課題でした。」(関口様)

写真
導入前、従業員から上がる様々な疑問に対応していた状況を語ってくださった関口様


2.導入のポイント

『給与奉行V ERP10』に対応している点、オンプレミス型なので自社の仕様に合わせられる点がポイント。

『Web給金帳』導入のきっかけや決め手となったことを教えてください。

「給与明細電子化サービスを見直すにあたり、選定の大前提としたのが『給与奉行V ERP10』と連動できることでした。それまで使用していた給与明細電子化サービスは『給与奉行V ERP[後期版]』の純正オプションです。給与ソフトと完全連動していて、給与明細フォームにデータをアップロードする手間がなかったため、今後も無駄な作業は増やしたくありませんでした。この時点で、選択肢は『給与奉行V ERP10』純正オプションの『給与明細電子化サービス』と『Web給金帳』のみに絞られました。

実は、弊社の現場従業員はITにあまり明るくありません。例えば、配信された給与明細に記載してあるコピーライトを見て、『この会社は何ですか?』という質問が出たこともありました。こういった疑問や不安が生まれる状態は使う側にとっても管理する側にとってもあまりいい状態ではありません。そのため、ある程度自由に仕様を変更できるオンプレミス型が良いと考え、『Web給金帳』に決めました。

また、今では『Web給金帳』の標準仕様になっているようですが、導入の際、営業担当の方に給与明細の項目拡張オプションに対応していただけないか相談したところ、機能追加の開発をしてくれました。なかなかそこまでやってくれる会社はないので、助けていただいたという思いがあります。」(関口様)


3.導入効果

従業員が各自の好きな場所、好きな時間に給与明細を閲覧できるようになった。

導入後の効果としてはどのようなことがあげられますか。

「導入前、従業員が給与明細を確認する際に発生していた、各拠点のPC使用の順番待ちが解消されました。統計を取っていないので正確な数字では申し上げられませんが、5人も順番待ちをしていたという状況を聞いたことがあります。1人10分かかるとして約1時間待っていたことになります。それが今は、PCだけでなくスマートフォンや携帯電話など各自のデバイスから、好きな時間にアクセスし明細を確認できるので、順番待ちによる時間のロスが解消されました。」(関口様)

「ログを見てみると各拠点のPCからより、空いた時間に確認できるスマートフォンからのアクセス率が高いようです。自宅でゆっくり見ることができるという点が喜ばれているのかもしれません。」(早野様)

「また、弊社ホームページに従業員向けサイトを設け、そこから給与明細の取得やマイナンバーの申請をできるようにしました。自社仕様に変更できるので、以前のようなITに明るくない従業員からの素朴な疑問が上がることもなくなり、予想外の対応に追われることがなくなりました。以前から給与明細電子化を行っていたので、用紙や郵送コスト削減などの効果はこれまで通りでした。

導入にあたっては、定例会議でスーパーバイザーへ情報共有をし、全体へは社内通達を一度出しただけで済みました。使い方の問い合わせはほぼありません。過去5年分の給与明細データも移行して見られるようにしているので、従業員も違和感なく使えているのだと思います。配信する側も問題なくこれまで通り使えています。」(関口様)

写真
導入前後の変化を語る早野様


4.今後のご予定

最後に今後のご予定と「Web給金帳」へのご要望があればお聞かせください。

「働き方改革の一環として、内閣府が企業主導型の制度を立ち上げて補助金を出すと発表しているので、福利厚生の一つとして企業内保育園の採用を検討する企業が増えています。」(早野様)

「今後も拠点増加に伴い、配信先が増えていきます。『Web給金帳』なら配付先登録も簡単にできるので支給日前にドタバタすることもないでしょう。

現在サーバーでソフトを一元管理して、複数の管理者がユーザーを切り替えながら使っています。IDとパスワードをユーザー切り替えのたびに入力するのが煩わしい場合はプログラムに記憶させることもできるようになっていますが、その場合、誰か1人が記憶させるとその設定が全員に反映されてしまうので、個別に反映させる設定がほしいです。」(関口様)

取材日:2017年10月11日

導入事例集ダウンロード

「Web給金帳」シリーズの導入事例をPDFでご覧いただけます。給与明細の電子化による効果や導入時の参考にお役立てください。

導入事例集ダウンロード

会社名
アートチャイルドケア株式会社
本社所在地
東京都品川区東品川1-3-10 アートコーポレーション東京オフィス
設立
1989年7月
事業内容
保育サービス、発達支援事業
Web
http://www.the0123child.com/

▲
資料ダウンロード
× 今日は表示しない