2024年10月の郵便料金の値上げ対策！　郵送コストの削減方法を解説

方法① 郵便物の形状を変更する

郵便料金は、郵便物の「サイズ」「重量」「厚さ」によって決定されます。そのため、これらの条件を見直すことでコストを削減することができます。以下は具体的な一例です。

定形外郵便を定形郵便に変更

不要な封入物を減らす、紙を薄くするなどの工夫の他、折り方や封筒のサイズを調整し、定形内に収めることで料金を抑えることができます。

封書を圧着はがきに変更

通知書など、はがき形式でも問題ない文書は圧着はがきにすることで、封筒が不要になり発送コストを抑えられます。

このような工夫で、1通あたり数十円の削減が可能になることもあります。また、印刷、封入、封緘などの作業も不要になり、業務効率化にもつながります。

方法② 郵便業務を電子化する

郵送コストを削減する上で、最も効果的なのが「郵便業務の電子化」です。紙の書類を電子データ化し、専用システムやITツールを活用して配信する方法です。

これにより、郵送料だけでなく、用紙代、封筒代、印刷費といった付帯コストも削減できるほか、発送作業や宛名の管理といった業務負担も大幅に軽減されます。

電子化の主な手段は以下のとおりです。

書類を電子データ化し、メールで送信する

PDFやExcel、Wordなどに変換した文書を、相手のメールアドレスに直接送付する方法です。導入が簡単で、すぐに始められる点が特徴です。

ビジネスチャットツールで、電子データを活用する

チャットツールを利用し、メッセージと共に書類を共有する方法です。通知性やリアルタイム性に優れているため、社内外のコミュニケーションも効率化されます。

クラウドサービス上で電子データを共有、配信する

クラウドストレージサービスや、専用のシステムを活用して、安全に電子データを管理、配付できます。アクセス権限設定や暗号化による保護など、セキュリティ面でも安心です。

紙の書類の電子化は、郵送コスト削減に有効な手段ですが、すべての書類を一度にペーパーレス化するのは現実的ではありません。まずは「どの書類を電子化するか」を明確にし、対象を限定したうえで段階的に移行するのがお勧めです。