課題別！　年末調整電子化のポイント：5年経っても「紙」が消えない理由と対策

年末調整の完全電子化には、「取得」と「提出」の両立が不可欠

従来の年末調整では、従業員が保険会社から届く保険料控除証明ハガキをもとに、手書きで保険料控除申告書を作成し、勤務先に提出するのが一般的でした。2018年の税制改正により、「控除証明書の取得」と「控除申告書の提出」を、それぞれデータで処理できるようになっています。

年末調整を完全に電子化するには、従業員による「データ取得」と「データ提出」の双方を電子化する必要があります。すべてを一度に切り替えるのではなく、「一部電子化」から段階的に進めることも有効です。

※参考：国税庁「e-Tax等による法定調書の提出が義務化されています!」

「紙ベース」での年末調整から脱却できない企業も

2018年の税制改正を受け、2020年10月から年末調整の電子化が本格的にスタートしました。制度開始から約5年が経過した現在、「電子化・効率化を進める企業」と「従来の書面での手続きを脱却できない企業」との二極化が進んでいます。電子化が進まない背景には、準備時間の不足や社内体制の整備といった高いハードルがあるようです。

ここからは、電子化にあたり企業が直面しやすい課題を3つのケースに分け、具体的な取り組みのポイントをご紹介します。

課題1：従業員からの理解が得られない

従来のやり方を変えようとしても、「今のままで困っていない」「新しいやり方を覚えるのが面倒」といった理由で、従業員に電子化を拒否されてしまうケースです。こうした場合は、従業員側のメリットを具体的に伝えることが重要です。

主なメリット

プラスアルファの工夫もおすすめ

従業員への具体的なインセンティブを用意することで、前向きな協力をさらに引き出しやすくなります。例えば、電子化に伴う作業時間や人件費の削減を活用し、「還付金の支給を早める」「電子申告者に小さな特典を用意する」といった取り組みが検討できます。

課題2：従業員のITリテラシーに不安がある

パソコンやスマートフォンの操作に不慣れな従業員が多く、電子化に踏み切れないケースです。電子化を急ぐあまり準備が不十分になってしまうと、かえって現場の混乱を招く恐れがあります。スモールステップで導入を進めることで、現場の様子にあわせた段階的なフォローができるようになります。

具体的な取り組み例

課題3：予算に限りがあり、コストをかけられない

年末調整の電子化に対応するソフトは様々ですが、いずれも機能に応じた導入コストがかかります。コストを理由に電子化を見送っている場合には、国税庁が無料で提供している「年調ソフト」の活用から始めてみましょう。

「年調ソフト」の特長

従業員が控除申告書を作成できる専用ソフト

パソコンやスマートフォンにインストールして使用します。従業員は、画面上で控除申告書を作成し、データもしくはPDFで出力することができます。マイナポータル連携や質問形式の入力支援など、便利な機能が搭載されています。

多くの給与計算ソフトと連携

多様な給与計算ソフトとデータ連携が可能です。自社で使用している給与計算ソフトと連携していれば、従業員から回収した申告データをそのまま給与計算ソフトに取り込むことができます。

PDF回収なら控除申告書原本が不要に

自社の給与計算ソフトと連動していない場合でも、「年調ソフト」で作成した控除申告書PDFを回収すれば、紙の原本は不要になります。判読不能な文字や転記ミスといった手書きによる不備を防ぐことができます。

※参考：国税庁「年末調整手続の電子化に関するパンフレット」