40年以上の歴史を誇る株式会社フジトーイ様は、BANDAIグループのソフトビニール玩具などを主に製造している会社です。FAXソフトの導入を検討した1999年当時は、国内外の取引先からの受注は、FAXを利用して行っていました。

業務の流れとして、

1. 取引先からの見積り・納期の依頼
2. 製造先への見積り・納期の依頼
3. 製造先からの回答
4. 取引先への回答
5. 取引先からの発注
6. 製造先へ商品の発注
7. 取引先へ納品

という流れで仕事が進む。そこで発生する一連のやりとりを、すべてFAXで行っていました。しかし、同社で1日にやり取りされている文書は、多いときには一日100件以上なることもしばしばあるという状況でした。

FAX機をフルに使い、お客様ごとに一件一件にプリントアウトしFAX送信する作業で、自席とFAX機の間を走りまわっていました。相当量の文書をお客様へ送るため、中には送ったかどうかわからなくなってしまったり、書類を紛失してしまいお客様への送信洩れがあったりと、初歩的なミスが絶えませんでした。そこで、日頃からネットワークの構築でお付き合いのあるシステムインテグレータから「まいと～く FAX」を紹介され、使いやすいインターフェースとマニュアルレスでの使用が可能であったため、営業部・総務/経理部に「まいと～く FAX 2001」6台を導入し、使用を開始しました。

一日の作業のほとんどをFAXを介して行うため、自席からFAXの送受信できるFAXソフトの導入は、業務効率を飛躍的に向上させたそうです。電話回線につながった1台のパソコンをサーバーにし、5台のパソコンをクライアントとする構成で自席からのFAX送受信を実現しました。これにより、業効率が大幅にアップしたとのことです。

一連の作業がパソコン上ででき、プリントアウトせずにFAXを送ることができたのでペーパーレスも実現することができたという。また、以前は相当量のFAX送るため、送ったか送ってないかが分からなくなっていましたが、「まいと～く FAX」で送受信ログの確認ができるのでそのような状況もなくなったとのことです。

これらの相乗効果として、作業時間は大幅に短縮され、業務全体の効率がアップしたとのことです。

現在はブロードバンド回線を導入し、一般的な通信手段はメールへと変わってきています。しかし、全ての取引先がメールに対応しているわけではなく、30％ぐらいの相手とはFAXでの送受信を行っているという。基本的な連絡方法としてメールを使っている場合でも、送信先が工場などの場合には担当者が常にパソコンの前に座っているわけではなく、緊急性を要する場合にはFAXで伝達する方が確実である場合が多いという。また、メールでは相手が確認しているかどうかがわからないため、早急に、確実に確認してほしい仕様書や設計図などのデータはメールの添付ファイルとして送信し、同時にFAXでメール送信したことを知らせ、至急の業務への対応を促しているという。メールとFAXとを状況に合わせて使い分け業務効率をアップしていると言える。

現在、業務システム「ERP楽商シリーズ」（株式会社日本システムテクノロジー様）の導入を検討中だという。

今後は、文書管理をPDFファイルで管理しているのでFAXデータを自動でPDF変換できる「まいと～く FAX」の導入か、多回線版の「まいと～く FAX Server」のどちらかの導入を検討中だという。ともに「ERP楽商シリーズ」との連携が実現されているのでそれを踏まえ、導入していきたいと考えている。