PPAP運用の負担が大きく、セキュリティへの不安も感じていた。

導入前に課題に感じていたことを教えていただけますか。

弊社は高速道路設備の検討業務、特にITS関連設備の「新たな仕様作成に向けた検討」や「仕様の見直し検討」を行っています。ITS関連設備は利用者情報など機微な情報を扱うため、高速道路設備の中で特にセキュリティ保護を重視する必要があります。そうした機微な情報を含む資料をお客様に送付する際には、必ずパスワード付きZIPファイルに圧縮し、その後別メールで解凍用パスワードを送る、いわゆる「PPAP」と呼ばれる手法を取っていました。多いときには月30～40通の資料を送ることもあり、毎回この手順を踏むことが大きな負担となっていました。さらに、送付したパスワードに誤りがある場合には再送も必要になります。1日の中で資料送付を5～6回行う場合もあるため、非常に手間がかかっていました。また、メールを転送すれば誰でもファイルを閲覧できてしまう点も、セキュリティ面で気になっていました。

現在の所属部署に配属された5年ほど前から、PPAPによる作業負担を解消したいと考えていました。社内DX推進の流れを受け「新しいことに取り組もう」「自分たちの利益につながる投資はないか」という話が社内で挙がりました。以前から課題として意識していたこともあり、そのタイミングでPPAPに代わるファイル転送サービスの導入を提案するに至りました。

使いやすさとOutlook連携が導入の決め手に。

ご評価いただいたポイントは何でしたか？

Webで「脱PPAP」と検索し、複数のサービスを比較検討した結果、最終的に「Final Document」を導入することにしました。評価のポイントは大きく4点あります。

ファイル転送サービスの導入を検討した主な目的は、業務にかかる手間の削減でした。そのため、操作性の良さを重視してサービスを探していました。他社サービスは使い勝手に難があり、「今まで通りメール添付で送付した方が早い」と感じるものも少なくありませんでした。その点、「Final Document」はシンプルな操作性で負担なく運用できると感じました。Webページに操作方法の動画があり、利用イメージを掴みやすかった点も良かったです。実際に導入してからも、部署内で操作に関する質問が寄せられたことはありません。トラブルなくスムーズに運用できています。

また、弊社ではメールソフトにOutlookを使用しているため、連携できるサービスを探していました。ファイル転送サービス自体は数多くありますが、Outlookと連携可能なサービスとなると選択肢が限られており、この点は導入の大きな決め手となりました。

導入・運用にかかるコスト面も評価ポイントのひとつです。比較した他社サービスは最低購入数が50ライセンス以上と、全社的な導入が前提という印象でした。「Final Document」は最低5ライセンスから利用できるため、当部署で必要な規模にマッチしていました。

加えて、送付したファイルを「いつ」「誰が」閲覧・ダウンロードしたか確認できる点も評価しました。資料をきちんと確認してもらえたことが記録として残るのは安心感があります。受け取る側に通知が送られることがなく、弊社側だけで確認できる仕組みのため、相手に不必要な負担や不信感を与えない点も良いポイントだと思います。