メール添付ファイルの容量は2MB以内がマナー？！ 大容量ファイルの正しい送り方を紹介
顧客にファイルを送る際にメールに添付する方法を用いている方は多いでしょう。ただし、容量の大きいファイルを添付すると、メールの仕様により正常に送信できないこともあります。
そもそも大容量のファイルをメールで送るのはあまり好ましくありません。今回はメールにファイルを添付する際のマナーや、大容量のファイルを送りたいときの対処法について解説します。
メール添付ファイルの容量は2MB以内がマナー？！ その理由は
メールでファイルを添付する際は、2MB以内の容量に抑えておくのがマナーとされています。その理由として、主に下記の2点があげられます。
3MB以上のデータは相手に届かない場合があるため
メールで送受信できる容量には制限があります。制限を超えている容量のファイルが添付されているメールは送受信できません。
また、メールの容量制限は1通あたりに関するものと、メールボックス全体に関するものの2種類があります。
1通あたりの容量制限に関しては、メールサービスや企業のサーバーによって様々です。主要なフリーメールサービスであれば、25MB程度まで添付ファイルを送受信できます。一般的な企業のメールサーバーの場合、10MB程度までが目安です。しかし、サーバーやシステムが古い場合、最大で3MB程度までしか送受信できないこともあります。
1通あたりの容量制限に引っかからなくても、受信者側のメールボックスに空きがなくて受信できない場合もあります。
また、メールに添付したファイルの容量は送信時に1.3倍〜1.5倍ほど大きくなります。添付ファイルはそのままの状態では送信できず、テキストコードとして変換されるためです。
2MB以上の場合、1.5倍になると3MB以上となってしまい、相手のメールボックスによっては受信できないケースもあるので注意しましょう。
メールの受信に時間がかかるため
メールの送信相手が古いサーバーやシステムを使用していない場合、容量制限に引っかかる可能性は低いといえます。しかし、添付ファイルの容量が大きいと、メールの受信に時間がかかることがあります。
近年は、出先でスマートフォンやタブレット端末からメールを確認しているケースもよくあります。モバイル回線を使用して容量の大きいファイルが添付されたメールを受信すると、時間がかかってしまうこともあるため注意が必要です。
さらに、モバイル回線では１か月で使用できるデータ容量が決まっている場合もあります。大きい容量のファイルを送信するのは、できるだけ避けるべきです。
メール添付ファイルの容量を抑えるには？
容量の大きいファイルを相手に送信する必要があるときには、容量を抑えた上でメールに添付する方法があります。ただし、送信相手によっては容量を抑えて添付する方法が好まれない場合もあるため、事前に確認しておくことが必要です。
ここではメールに添付するファイルの容量を抑える方法について紹介します。
ファイルを圧縮する
ファイルをメールに添付する前に圧縮すると、容量を小さくできます。
zip形式であれば下記のように作成します。
- 圧縮したいファイルのアイコンを右クリックする。
- 「送る」のところにカーソルを合わせて「圧縮（zip形式）フォルダ」を選択する。
上記の手順を踏まえることで圧縮フォルダを作成できるため、後はメールに添付して送信するだけです。
また、複数のファイルを選択した状態で同じように操作すると、1つの圧縮ファイルにまとめられます。
zip形式以外にも7z形式やrar形式などさまざまな圧縮方法があります。これらの形式に圧縮する際は、専用のソフトが必要です。
ただし、圧縮の形式によってはファイル容量があまり変わらないこともあります。送信先では受信後に展開が必要で手間が生じるのも難点です。
複数のメールに添付ファイルを振り分ける
メールに添付して送信したいファイルが複数ある場合には、メールも複数に分けて送信してみましょう。1つだけで2MBを超える容量のファイルがなければ、小分けにして対応できます。
ただし、何通も連続してメールを送信することになってしまう点に注意が必要です。複数のメールに分けて送信したい場合には、あらかじめ送信先に確認を取り、了承を得ておきましょう。
（画像ファイルの場合）解像度を下げる
メールに添付して送信したいファイルが画像の場合には、解像度を下げてから送信する方法があります。Windowsに標準で備わっている「ペイント」を使用すれば簡単に解像度を調整できます。ただし、高解像度のままのデータを受け取りたい場合には不向きです。解像度を下げる方法は、下記の通りです。
- ペイントを起動し、ファイルのタブから対象となる画像ファイルを選択して開く。
- ホームのタブからサイズ変更を選択する。
- サブウインドウが表示されたら、水平方向と垂直方向別にパーセントかピクセルで解像度を設定する。パーセントはオリジナルを100％とした場合の数値です。
「縦横比率を維持する」にチェックを入れておけば、比率が崩れることはありません。数字を設定したら「OK」をクリックし、名前を付けて保存しましょう。
大容量のファイルをスムーズに送る方法
大容量のファイルをスムーズに送信したい場合には、ファイル転送サービスとクラウドストレージの2種類の方法があります。
ファイル転送サービス
ファイル転送サービスは、ブラウザ上で一時的にファイルを転送できるサービスです。
サービスのサーバーにファイルをアップロードした上で、URLやパスワードを相手に共有し、ダウンロードしてもらう仕組みです。アップロードしたファイルは一定期間経てば、自動的に削除されます。
容量が大きいデータも送受信できるため、画像ファイルも難なく送れます。
しかし、ファイル転送サービスでは一時的にファイルをブラウザ上にアップロードするため、情報漏洩のリスクがある点には注意が必要です。
そのほか、誤送信でパスワードが漏れた場合、誰でもダウンロードできてしまうため、慎重に扱う必要があります。
クラウドストレージ
クラウドストレージは、クラウド上でファイルを保管するためのスペースのことです。アップロードしたファイルに関して、アクセスできるユーザーを指定し、URLを共有できる機能が備わっています。
共有されているファイルはダウンロード不要で閲覧できます。外出先からでもアクセスできるため、利便性が高いのもメリットです。
共同編集できる機能もついているので、ファイルに関するやりとりや作業もスムーズになります。
ただし、容量が多いサービスを使う場合、利用料金がやや高くなることがあります。
まとめ
メールにはあまり大きな容量のファイルを添付するのは良くありません。相手が受信できなかったり、受信に時間がかかったりする可能性があります。おおむね2MBを超える容量のファイルを添付するのはマナー違反になるため避けるようにしましょう。
大容量のファイルの場合には、ファイル転送サービスやクラウドストレージなどの利用を検討しましょう。
クラウドストレージなら、ダウンロード不要で内容を確認したり、編集したりすることができます。
ファイル共有サービス「Final Document」なら、WordやExcelで作成した営業資料・請求書・注文書など様々なドキュメントを安全に共有・管理することができます。
ドキュメントをアップロードする際に自動でウイルスチェックできるため、安全なデータの送受信ができるのもメリットです。
サービスの詳細は下記リンクから資料をダウンロードできます。
